Digitalk&А1 Awards: TELUS International автоматизира HR процесите си със sHRedy

Digitalk&А1 Awards: TELUS International автоматизира HR процесите си със sHRedy

Внедреното решение увеличава производителността, намалява разходите и улеснява работата отвсякъде

Мария Динкова
1398 прочитания

ВИЗИТКА НА ИТ ПРОЕКТА

Име на проекта: Внедряване на решението за дигитализирано управление на трудовите правоотношения sHRedy

Възложител: TELUS International Bulgaria

Изпълнител: HRM Solutions, дъщерна компания на TBI Info, бранд sHRedy

Проектът е кандидат в конкурса Digitalk&A1 Awards

"Човешки ресурси" са сред ключовите звена на всяка организация и те не могат да останат настрана от общите тенденции за дигитализация и трансформация. Събитията от последните две години също дадоха силен тласък за този процес и мотивираха много компании бързо да се адаптират към отдалечената или хибридна работа. Ключова роля в тази посока намират решенията за автоматизация и оптимизация, които помагат за намаляване на разходите и повишаване на ефективността на персонала.

По този път тръгва и TELUS International Bulgaria, доставчик на иновативно клиентско обслужване и дигитални решения. В компанията у нас работят над 4000 души в три офиса в София и Пловдив, с което компанията се явява най-големият работодател в Business Process Outsourcing (BPO) сектора в страната.

Управлението на толкова голям брой служители обаче крие своите предизвикателства, свързани с генериране на големи обеми хартия и документация по досиетата на персонала. Освен това компанията отчита голямо движение по назначаване, администриране и освобождаване на кадри, особено в условията в пандемията от COVID-19. "Служителите ни са интернационални, работят от различни точки и е много сложно логистично да придвижваме всички документи, което затруднява документирането на процесите, генерира огромен обем документи и затруднява физическата им размяна", разказва Огнян Тошмаков, старши финансов директор в TELUS International Bulgaria.

В тази връзка компанията търси решение, което дава възможност за трансформирането на HR процесите от хартиени към дигитални, за назначаване на служители от разстояние, както и за дистанционна работа на целия екип, занимаващ се с наемане на служители и администрирането на работните заплати. В крайна сметка TELUS се спира на електронното трудово досие sHRedy, разработено от българския стартъп HRM Solutions, дъщерна компания на TBI Info.

Реализация на проекта

Проектът по внедряване на sHRedy преминава през няколко основни етапа, като цялостно неговото реализиране отнема изключително кратко време. Първоначално екипът на HRM Solutions разглежда внимателно процесите, които компанията използва към момента и ги конфигурира в sHRedy. След имплементацията обсъжда с екипа на TELUS Interantional необходимостта от създаване на спомагателни опции и възможности. "В индивидуални срещи обсъдихме необходимостта от създаването на допълнителни функционалности, за да решим конкретно възникнали специфични въпроси и изисквания. Това не затрудни нашите партньори и по време на процеса ни консултираха на всяка стъпка", разкрива Тошмаков.

Самото внедряване и настройване на решението за дигитализирано управление на трудовите правоотношения се случва в рамките на само един месец, а разработката и имплементирането на новите модули отнемат три месеца. Впоследствие от HRM Solutions провеждат и обучение на ключовите служители за работа с новата система.

Oт своя страна HRM Solutions изтъкват, че една от целите при разработката на решението е била да предложат система, която да помогне на компаниите да станат по-отзивчиви и гъвкави по време на променящи се нужди, както и да улеснят HR специалистите, които винаги търсят нови начини за подкрепа, ангажиране и набиране на персонал. "Наличието на автоматизация може да освободи повече време на хората да се съсредоточат върху стратегически административни и HR функции, като например подобряване на ангажираността, удовлетвореността на служителите и други", коментира Милко Киранов, мениджър "Бизнес развитие" в TBI Info.

Предизвикателства

От TELUS International разкриват, че от гледна точка на оптимизацията и големите обеми особено предизвикателна се е оказала трансформацията на процесите от хартиени към дигитални. За да преодолее тези трудности, компанията е приобщила при реализирането на проекта представители на различни екипи, включително специалисти "Човешки ресурси", администриране на работните заплати и юристи.

Друг ключов момент за успешното изпълнение на проекта е свързан с отговарянето на регулации и по-конкретно дали електронната документация ще издържи на проверки от Изпълнителна агенция "Главна инспекция по труда". По думите на Тошмаков системата е не само сигурна, но и е съобразена с всички изисквания за обмен и защита на личните данни, като гарантира 100% правна валидност на дигитално извършваните процеси. "Сега смело твърдим и гарантираме, че отговаряме на всички законови изисквания: Кодекс на труда; Наредба за електронни трудови досиета (НВИССЕДТДРС); Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги; еIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services); Закон за защита на личните данни", подчертава Тошмаков.

Възможности на sHRedу

Решението предлага редица функционалности, улесняващи, от една страна, самата компания, а от друга, и нейните служители. С помощта на sHRedy TELUS International като работодател автоматизира процесите по назначаване и напускане, управление на отсъствията, отчитане на време и размяна на документи. Цялото трудово досие и историята на служителя може да се намери на едно място. Има възможност за масово и сървърно подписване на документи, което позволява в рамките на няколко минути да се генерират и изпращат документи (анекси, заповеди) до конкретни служители, отдел или цялата организация.

Благодарение на въведеното решение се премахват и предпоставките за грешки, тъй като автоматично се проследява непопълнената информация или липсата на документ. Освен това дигитализирането на новите и съществуващите документи помага за елиминиране използването на големи обеми хартия в отношенията между служителите и организацията, а заедно с това отпада нуждата от физическа размяна и разходи за куриер.

"sHRedу ни позволи да оптимизираме работата си и да станем по-привлекателен работодател за хора, които живеят извън градовете, в които компанията ни оперира. Вече можем да изготвим договор и да назначим служител от разстояние, без да е нужна физическа среща", посочва Тошмаков. В допълнение, решението се оказва особено ключово и за целия екип, който се занимава с наемането на служители и администрирането на работните заплати. Те вече могат да работят изцяло от вкъщи, не им се налага да водят хартиени бази с данни и регистри.

Не на последно място, sHRedy улеснява значително и всички служители на компанията, като им позволява бързо и удобно да комуникират със своя работодател, независимо къде се намират. Чрез издадените от разстояние лични електронни подписи за персонала, достъпа до уеб версия и мобилно приложение се дава възможност за легитимна обмяна на документи и режим на работа от всяко място. Същевременно системата допринася за увеличаване на производителността и ефективността, като позволява следене на работното време, работа по проекти, отпуски и други.

"В sHRedy намерихме технически издържано решение, което обхваща процесите, с които имахме казуси и проблеми, свързани с трудовите правоотношения между компанията и служителите. Внедряването на системата ни позволи да покрием нуждата от последващото разрастване на екипите "Човешки ресурси" и администриране на служители", заключва Тошмаков.

ВИЗИТКА НА ИТ ПРОЕКТА

Име на проекта: Внедряване на решението за дигитализирано управление на трудовите правоотношения sHRedy

Възложител: TELUS International Bulgaria

Изпълнител: HRM Solutions, дъщерна компания на TBI Info, бранд sHRedy

Проектът е кандидат в конкурса Digitalk&A1 Awards

"Човешки ресурси" са сред ключовите звена на всяка организация и те не могат да останат настрана от общите тенденции за дигитализация и трансформация. Събитията от последните две години също дадоха силен тласък за този процес и мотивираха много компании бързо да се адаптират към отдалечената или хибридна работа. Ключова роля в тази посока намират решенията за автоматизация и оптимизация, които помагат за намаляване на разходите и повишаване на ефективността на персонала.

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОК