Digitalk&A1 Awards '23: ЗАД "Армеец" дигитализира платформата за обучения ПИОРА

Целите

"Основната цел на проекта беше да се внедри единно и комплексно софтуерно решение, което да интегрира управлението, провеждането и отчитането на обучителните процеси", обясняват от ЗАД "Армеец". Чрез проекта се търси оптимизация на процеса по създаване на онлайн обучения и осигуряване на възможност за бърза актуализация, както и подобряване на ангажираността на потребителите чрез достъп до интерактивно съдържание и осигуряване на еднакво потребителско преживяване, независимо от използваното дигитално устройство. Това, според представителите на организацията, е важен фактор за съхраняване и развитие на организационното познание. "Осигуряването на атрактивно обучително съдържание към потребителите е нелека задача, тъй като хората, отговорни за организационното познание и вътрешните комуникации в компаниите, се налага да се конкурират за вниманието и фокуса на своите екипи и служители, които от една страна са ангажирани с основните бизнес процеси, а от друга - са залети с тонове информация от мултимилиардните компании, създадена и поднесена по възможно най-атрактивен начин на всяко устройство", коментират от компанията.

Сред заложените цели на проекта са още автоматизация на ежедневните административни процеси и автоматично отчитане на активностите и предаване на данните към заинтересованите ръководни екипи.

Над 6000 потребители

Целевата аудитория на проекта включва както щатните сътрудници в ЗАД "Армеец", така и партньорите на компанията - застрахователни брокери и агентите. Това означава над 6000 потребители от над 1000 юридически лица, разположени в 100 локации в страната. Като последваща стъпка след реализацията на проекта от компанията предвиждат да бъдат реализирани допълнителни активности по подготовка и предоставяне на достъп до обучително съдържание до по-широка аудитория и на по-общи теми.

Решението

"За реализацията на проекта търсихме българска компания с експертиза, опит и вече разработени готови иновативни решения, с която, заедно с отдел "Обучение и развитие", да оформим общ екип", обясняват от организацията. Задачата на екипът е да доразвие и внедри специфичен софтуерен продукт, който в максимална степен да отразява, както вече натрупаната история и модел на работа в ЗАД "Армеeц", така и да дава решения на конкретните ключови задачи:

• Управление на обучения за самостоятелно преминаване, онлайн обучения на живо и присъствени обучения, с които да се гарантират постоянно актуализирани компетентности на обучаемите;
• Автоматично управление на достъпа до обучително съдържание, което да гарантира постоянно актуална информация за всеки сътрудник, в зависимост от неговата позиция, регион, партньор или друга динамична характеристика, от която зависи категорията на обучителното съдържание;
• Наличие на вграден инструмент за разработка на съдържание. "Краткият живот на познанието в днешни дни налага на екипите, отговорни за осигуряването необходимите знания, умения и мотивация на служителите, да разполагат с възможност за създаване и бърза актуализация на модерно, интерактивно и мултимедийно обучително съдържание", разказват от ЗАД "Армеец". Това се постига чрез иновативния и вграден в системата за електронно обучение Authoring Tool;
• Автоматични уведомления за всички ключови процеси в системата на потребителите по е-мейл;
• Адаптивен дизайн за достъп от мобилни устройства. "Изключително нехомогенният профил на ползвателите на системата от гледна точка на работна среда и достъпност, налага осигуряването на максимално удобно потребителско преживяване за потребителите, независимо къде се намират и какво е устройството, което използват. Това в пълна степен важи както за интерфейса на системата, така и в още по-голяма степен за самото обучително съдържание", категорични са от застрахователното дружество;
• Информиране и ненатоварващо ангажиране на по-широк екип от компанията с дейностите по развитие на персонала. Благодарение на възможността за интегриране на организационната структура и информацията за линейните ръководители на структурите и представляващите външните партньори на компанията, всеки ръководител получава на живо информация за представянето и нивото на натрупаните компетенции за всички членове на неговия екип;
• Възможност за поддържане и актуализация на обучителното съдържание. Вграденият инструмент за разработка на обучително съдържание дава възможност за поддържане и актуализация на обучителното съдържание от външни за трейнинг отбора екипи, които на практика са носители на експертността за голяма част от обученията. Системата позволява гъвкава надстройка в две направления. На първо място, използваните решения на Contipso LMS и Contipso Author се обновяват всеки месец и осигуряват на ЗАД "Армеец" непрекъснато развиващ се модерен софтуер. На второ - екипът по поддръжка и развитие на Контипсо е силно ангажиран с конкретни специфични потребности в компанията. На практика системата обхваща всички подразделения и партньори, а посоката на мултиплициране на проекта вече е по-скоро насочена към излизане извън рамките на компанията и осигуряване на масов достъп до обучително съдържание и онлайн събития, подпомагащи всеки отделен човек при натрупване на познания за света на застраховането и защитата от различни по тип рискове.

Проектът

"Предизвикателствата при реализацията на проекта бяха свързани с необходимостта от плавно преминаване от старата система към новото решение, без това да се отрази за дълъг период от време върху обучителните и сертификационни процеси", обясняват от застрахователната компания.

Реализацията на проекта преминава през девет фази:

• Формиране на детайлизирана техническа спецификация;
• Разработка на проектен план със срокове, зависимости и отговорни екипи;
• Разработка на нова функционалност;
• Внедряване на новата система;
• Интеграция с останалите основни системи за аутентикация и данни за потребителите;
• Миграция на обучителното съдържание и пресъздаване с новите по-мощни инструменти;
• Миграция на историята за преминати обучения на потребителите;
• Финална настройка и конфигуриране;
• Официален старт на проекта.

"По време на реализацията се наложиха множество дребни корекции на техническото задание, които, благодарение на ангажираността на екипа в проекта, тяхната експертиза и бързите решения на ръководните екипи, не създадоха пречки пред успешния старт на системата", коментират още от компанията и допълват, че реализацията на проекта е приключила в планирания срок и с първоначално инвестираните и въвлечени ресурси, въпреки увеличения обхват.

Резултатите

От компанията споделят, че в следствие на интеграцията на новата системата са постигнали 40% по-бързо зареждане на съдържанието. Сред останалите плюсове са адаптивният дизайн за мобилни устройства, новият дизайн на тестовете и новият изглед на обучителното съдържание, като то вече е организирано в цели програми - "IDD", "Въвеждащо обучение" и др. Системата включва HD онлайн записи, виртуални класни стаи с подобрен изглед и индивидуален каталог с обученията, до които потребителите имат достъп, както и интерактивно съдържание по модела "flow". Прогресът на обучаемите може да се следи в реално време, а потребителите имат достъп до активен календар с индивидуални известия. Според представители на организацията, всички процеси, които изискват повторяеми действия и биха довели до човешка грешка, вече са автоматизирани.

Другият постигнат съществен резултат е, че проектът покрива 100% от целевата аудитория. "Проектът оказва влияние на широк кръг от хора и освен стратегическата цел за по-добра информираност за предлаганите от компанията продукти и услуги, включва и редица планирани допълнителни активности по подготовка и предоставяне на достъп до обучително съдържание на по-широка аудитория и по по-общи теми. В това число влизат ползата от животозастраховането, застраховането на имущество срещу рискове, които биха повлияли на благоденствието на всеки отделен индивид и семейство и др.", разказват от ЗАД "Армеец".