Digitalk&A1 Awards '23: Desk Buddy ефективно управлява гъвкавите офис пространства

Видимостта при използването на офис пространствата е много важна днес. Ако едно хибридно работно място не се управлява и наблюдава правилно, то може да не се използва достатъчно ефективно. Създава се необходимост от данни и история, които да показват използването на офисите във времето, с които правилно компаниите да планират и създават стратегиите си. В същото време точно обратният проблем може да бъде също толкова голям, ако няма инструмент за ефективно планиране и повече служители решат да дойдат в един и същ ден.

ВИЗИТКА НА ИТ ПРОЕКТ

Име на проекта: Desk Buddy

Възложител: Proxiad SEE

Изпълнител: Proxiad SEE

Дата на стартиране/приключване: септември 2020 - юли 2022

Проектът е кандидат в конкурса Digitalk&A1 Awards

Категория: Вътрешни решения

"Изправихме се пред същите предизвикателства, докато планирахме преминаването към нашия нов офис, и трябваше да разберем как да ги разрешим, обясняват от Proxiad SEE Затова решават да разработят и да внедрят продукта Desk Buddy, който да помогне за разрешаване на споменатите предизвикателства. Той гарантира, че офисът не е пренаселен, като намалява броя на бюрата, които могат да се резервират, и предоставя на служителите видимост в реално време, когато правят резервация.

Какви предизвикателства решава?

Хибридните офис решения предоставят възможност на компаниите да планират стратегически вътрешните си политики по отношение на използването на офиса и по този начин да управляват по-умело разходите си. Изборът на правилна система за управление може да генерира значителни спестявания в няколко направления:

Офис: Позволява на служителите да работят от разстояние, организациите да намалят необходимото им офис пространство, което да доведе до спестяване на разходи за наем и комунални услуги.
Производителност: Предоставяйки на служителите инструменти, които им позволяват да работят по-ефективно, хибридните системи за управление на работното място могат да помогнат на организациите да увеличат производителността и да намалят количеството време и ресурси, изразходвани за задачи.
Пътуване: С хибридни системи за управление на работното място служителите могат да си сътрудничат и да комуникират с колегите си от разстояние, което да намали необходимостта от пътуване и свързаните с това разходи.
Задържане на служители: Като предоставят на служителите гъвкавост да работят от разстояние, организациите могат да подобрят удовлетвореността на служителите, което може да доведе до повишен процент на задържане и намалени разходи за набиране на персонал.

Този работен модел не само помага с общите разходи, но и създава стабилност за организациите по отношение на външни фактори, като например нова пандемична вълна.

Технологията

През 2020 г. с пандемията COVID в Proxiad SEE са решили, че бъдещето ще е фокусирано върху смесените модели на работа и хибридни работни пространства. "Разбрахме, че скоро няма да се върнем на 100% работа от офиса, и тогава се появи идеята за преместването в нов, отговарящ напълно на нашите нужди и очаквания в създалата се ситуация. В резултат днес компанията се помещава в нова сграда, на по-малка площ, но с по-голяма гъвкавост за служителите, предоставяйки им възможност да решават откъде да работят - от офиса или от вкъщи, но - най важното - да запазят и осигурят място за колаборация между хората", обясняват от компанията.

След проучване на пазара се оказва, че няма решение, което да отговаря напълно на нуждите и очакванията. Затова решават да разработят изцяло нова система за управление на хибридни работни пространства, като проектът получава името Desk Buddy. Изпълнението на проекта започна почти веднага и в рамките на 4 месеца екипът успява да пусне първа версия на системата. Още в началото Desk Buddy работи с напълно готови функционалности за резервиране посредством 3D интерактивни карти. Приложението може да бъде синхронизирано с активните директории на Microsoft и Google, което улеснява изключително много потребителите и управлението на достъпа. Системата има бърз и лесен достъп посредством интеграция SSO (single sign-on).

Как работи системата?

Само с няколко клика се запази ресурс, от който служителите имат нужда:

Избор на офис (чрез интерактивни 3D карти с различни етажи, офис локации и градове);
Избор на ресурс според нуждите: бюро, паркомясто или конферентна зала;
Период, за който да бъдат запазени.

Едно от основните предимства на системата е, че позволява на служителите да я приспособят според нуждите и задачите, които имат през този ден - да изберат къде и до кого да седнат, в коя зона и на каква техника, което помага за увеличаване на ангажираността и креативността.

Като допълнение системата включва управление на конферентни зали чрез функционалност на таблет, поставен пред всяка от тях, където визуално в реално време се показва дали залата е свободна, кога е следващата среща и при необходимост дава възможност да се направи резервация в движение.

След въвеждането на решението за вътрешно ползване за период от една година Proxiad SEE успява да тества неговите функционалности и да го надгради според новите тенденции на пазара. "Така събрахме много точна и важна информация още преди да направим цялостната стратегия за пускане на решението на пазара", допълват от компанията.

Desk Buddy помага офисът да бъде използван и най-безопасно, като функционалността за управление и програмиране на резервации се съгласува с наличните епидемиологични мерки за отстояние. "Такива мерки наблюдавахме при COVID, като системата позволява да се запазват само бюра, които имат нужното безопасно разстояние", обясняват разработчиците.

Друг плюс на системата e правилно управление на зоните и контролиране на разходите. На база натовареността и посещаемостта на работното място в дадена компания могат да се затворят определени зони, да се заключат бюра, да се формират групови политики и резервации, да се създадат фиксирани пространства за нуждите на административните отдели.

Същевременно предоставянето на информация и видимост над потреблението от платформата спомага за намаляване на общите разходи. Посредством модул за справки Reporting компанията може правилно да планира оптималното използване на помещенията, комунални услуги, наем и други.

Системата подпомага и ESG стратегията

От гледна точка на опазване на околната среда Desk Buddy може да улесни покриването на новите политики, свързани с ESG (Опазване на околната среда, социални политики и корпоративно управление), които създават допълнителен проблем за компаниите.

Може би най-голямото изпитание пред околната среда, което отчасти се компенсира от дистанционната работа и хибридните модели на работа, е замърсяването, генерирано от пътуващите служители. "Скорошни проучвания показват, че количеството на емисиите на азотен диоксид - основният замърсител, причинен от емисиите от трафика - намалява при преминаване към дистанционна работа. Това може да бъде мощен лост за компаниите, които съзнават и търсят устойчивост", коментират от Proxiad SEE. Давайки свобода на служителите да избират откъде да работят, бизнесът ще допринесе за ограничаване на вредите от трафика, съответно от пътуването до работното място и международните пътувания. Освен това по-малко служители на място означава по-малко изразходвана енергия в области като осветление и контрол на температурата, което означава цялостно намаляване на въглеродния отпечатък.