Тази популярност на Google Workspace за образованието се дължи на два основни фактора - базовата версия на услугата (Google Workspace for Education Fundamentals) е безплатна и е достъпна изцяло на български език. "Тя улеснява и администрацията - ускоряват се различни дейности, води до намалено използване на хартия и други офис консумативи", изтъква Христов.

Специфичните функции

Както за всеки бизнес и за образователната сфера облачната платформа на Google предлага стандартните опции като електронна поща, диск за облачно съхранение, календар, приложение за видеоконференции, документи, таблици и презентации. Пощите с @именаучилището осигуряват много бърза идентификация, а инструментите за комуникация и екипна работа дават възможност за съвместно създаване на съдържание в реално време, като всички потребители могат заедно да пишат в текстов документ, да подготвят презентация и т.н.

В същото време са достъпни и специфични приложения, насочени към нуждите на учещите се и техните преподаватели. Например "Google Класна стая" дава възможност за организиране на виртуално пространство, в което учителите и учениците могат да общуват и да използват всякакъв вид електронно съдържание. "Сред любимите на учители и ученици приложения е Jamboard, който замества интерактивната бяла дъска - дава възможност за писане на ръка и споделяне. На голям интерес се радват още Sites, който дава възможност за безплатно създаване на уебсайтове, и Forms, който освен за изпитване може да създава формуляри и за чисто административни дейности, например за подаване на заявление за отпуск", разказва експертът.

Станислав Христов, експерт бизнес развитие в Центъра за творческо обучение: "Сред любимите на учители и ученици приложения е също така Jamboard, който замества интерактивната бяла дъска"

Сигурност

Когато говорим за ученици, сигурността в киберпространството е ключов елемент, с който не може да бъде правен компромис. От Google гарантират, че потребителите в съответния домейн няма да бъдат атакувани със спам съобщения на пощите си на база съдържание, което преглеждат през профилите си. Или с други думи, те няма да получават реклами на маратонки, ако са разглеждали сайтове за обувки. Освен това с профилите в домейна на учебната организация учениците и учителите работят в безопасна среда, тъй като самата институция определя правата им.

Платформата дава по-висока сигурност и на самите организации в сектора. "Ако една образователна институция използва за служебна кореспонденция е-поща в публичен домейн - abv.bg, mail.bg, gmail.com или който и да било друг, то тя е изправена пред реалната опасност да наруши правилата за работа с лични данни, т.нар. GDPR. Ако обаче пощата е в Google Workspace за образованието, законодателството, не само българското, категорично е спазено", обяснява Христов. Той допълва, че няма регистриран нито един доклад за "пробив" в системата на облачната платформа.

По-старите версии

Наскоро Google обяви, че преустановява достъпа до безплатната остаряла версия G Suite и потребителите й трябва да преминат към платена такава. От Центъра за творческо обучение уверяват, че това не важи за образователните организации. За тях услугата автоматично се обновява до Google Workspace for Education Fundamentals и те могат да продължат да я използват напълно безплатно, безсрочно и с новите ѝ функционалности.

"Промяната от 1 май 2022 г. касае акаунти, които са направени в G Suite Legacy преди 2012 г. Ако някоя образователна организация случайно има необразователен акаунт оттогава, може да ъпгрейдне безплатно сама или чрез партньор на Google - в случая това сме ние", посочва Елисавета Якимова, маркетинг мениджър в Центъра за творческо обучение.

Това означава, че организациите в сектора не е необходимо да създават нова регистрация, да въвеждат банкови данни или да плащат. Якимова уточнява, че в България всички образователни институции, за които центърът знае, че работят с Google Workspace for Еducation, ще продължат да имат безплатен достъп до услугата: "Всички те са активирали платформата след 2013 г., тъй като тогава тя започна да става по-позната у нас."

Елисавета Якимова, маркетинг мениджър в Центъра за творческо обучение: "Промяната от 1 май 2022 касае акаунти, които са направени в G Suite Legacy преди 2012 г. Ако някоя образователна организация случайно има необразователен акаунт от тогава - може да ъпгрейдне безплатно"

Първи крачки с Google Workspace за образованието

Всички организации в сферата на образованието, които искат да започнат да използват платформата - включително държавни училища, висши учебни заведения и детски градини - трябва да отговарят на определени изисквания. На първо място те трябва да подадат заявление за активиране на Google Workspace за образованието. Държавните училища и висшите учебни заведения също така трябва да разполагат със собствен домейн, да докажат образователния статут на организацията, както и да бъдат формално акредитирани и разпознати от държавата.

Организациите, които нямат право да ползват Google Workspace за образованието, са тези, които макар и да работят в сектора, получават финансиране от национални или местни власти, като например военни академии или държавни библиотеки. Също така безплатен достъп до услугите не се предполага и за организации, които работят в частна полза и разпределят печалба.

Впоследствие институциите могат да изберат между четири версии на Google Workspace за образованието - една безплатна и три платени, надграждащи версии. Всъщност основната разлика между функционалностите, достъпни с абонамент и тези без, са допълнителни опции за анализ на данни, поддръжка и сигурност.

"Платените версии дават различни допълнителни възможности - за различни анализи на данни, от една страна, и за по-голяма ангажираност на учениците, от друга", разкрива Христов. Той дава пример, че подобна функционалност е записът на видеоразговорите в Meet. С началото на пандемията Google активира опцията и в безплатната версия като жест към всички образователни институции по света, но от 9 януари тази година тя вече е достъпна единствено в платените версии на облачната услуга.

Близо 90 млн. учещи се и преподаватели глобално разчитат на платформата на Google за образованието. Разбира се, услугата има и своите конкуренти, които също дават достъп до модерни решения за работа и сътрудничество от разстояние. У нас Министерството на образованието си сътрудничи и с Microsoft, които предлагат подобни възможности чрез своите продукти Office 365 и "Teams класна стая".