С нова HR система "Sutherland България" дигитализира администрирането на документи

С нова HR система "Sutherland България" дигитализира администрирането на документи

След внедряването на M-Files компанията може да се фокусира върху управлението на талантите

Владимир Владков
1018 прочитания

Решение на "Konica Minolta България" успешно дигитализира HR процесите в "Sutherland България", при това в условията на пандемията, когато над 90% от нейните служители работят дистанционно. Компанията се разраства непрекъснато и вече има над 2300 професионалисти, a системата M-Files на Konica Minolta осигурява по-добра проследимост на всички документи, както и по-лесно и надеждно търсене в създадения документален архив. Системата е интегрирана с мобилния електронен подпис на Evrotrust, като дава възможност за бързо и защитено актуализиране, съхраняване и търсене на документи.

Статията е част от тематичния доклад на Digitalk "Системи за бизнес управление в облака и хибридна среда". Изданието е със свободен достъп и може да бъде намерено в библиотеката на Digitalk.

Sutherland е сред глобалните лидери в сферата на трансформацията на бизнес процеси, като обслужва милиони клиенти от различни индустрии в 144 държави чрез своите 61 центъра за услуги. За своите услуги тя комбинира човешкия ресурс на своите служители с точни анализи в реално време, изкуствен интелект, когнитивни технологии и автоматизация. В България компанията работи от 13 години и вече е сред най-големите в сектора. Българският офис е главен център на Sutherland в Европа, като екипът тук обслужва над 20 световни лидера от 8 индустриални сектора, включително онлайн търговия, транспорт, хотелиерство, застраховане, финанси, ИТ, гейминг, телекомуникации.

Предизвикателства

"Бързият растеж води след себе си нуждата от безупречна администрация. Динамиката и обемите на документооборота ни изискваха стойностно решение за проследяване на документацията ни - коментира Димитър Гълъбов, изпълнителен директор на "Sutherland България". - За целта се спряхме на най-подходящия спрямо проучването ни продукт."

Разрастване на бизнеса

Плановете за развитие на "Sutherland България" са свързани с утвърждаване на компанията като предпочитан работодател в сектора и за целта тя допълнително ще увеличи екипа си. Освен това ще разшири дейностите за текущите клиенти, но планира да добави и нови, за които ще предоставя и по-комплексни услуги.

"Това налага стратегия за развитие на нашите дейности в новата реалност, а именно възможност за работа от разстояние - допълва Гълъбов. - За Sutherland дистанционният режим на работа не е новост - компанията има 15-годишен опит в прилагането му за глобални клиенти чрез интегрираното ни решение за дистанционна работа Sutherland Anywhere."

През последните 2 години дигитализацията на вътрешните процеси на българското поделение е ускорена значително. "Подборът, оценката, наемането и въвеждащото обучение на служители бяха напълно дигитализирани и пренесени онлайн. Въведохме електронен подпис за всеки документ и го интегрирахме с дигиталния архив M-Files, което елиминира нуждата от посещение на офиса", обяснява Гълъбов.

"Sutherland има 15-годишен опит в прилагането на дистанционния режим на работа за глобални клиенти чрез интегрираното ни решение Sutherland Anywhere."

Димитър Гълъбов

Изпълнителен директор на "Sutherland България"

С помощта на разработчиците в "Konica Minolta България" компанията успява да създаде механизъм, който проследява не само наличности, но и липси. "През последната година всяка одитна проверка премина безупречно благодарение на механизмите за контрол в M-Files", допълва Гълъбов.

Пионерско внедряване

Проектът за внедряване на M-Files в "Sutherland България" e пионерски и за двете компании. "Голяма част от дейностите по проекта бяха нови и за двете страни - обяснява Гълъбов. - Въпреки затрудненията през 2020 година успяхме да въведем напълно работещо професионално решение. При наличие на достатъчно стабилна основа за работа екипът на "Konica Minolta България" показва завидна гъвкавост и творчество за техническите решения, а софтуерните им услуги оправдаха очакванията ни. Допълнителната добавена стойност идва от способността на екипа да помисли няколко стъпки напред, като по този начин отваря врати за бъдеща съвместна работа."

Системата M-Files е базирана на метаданни и се предлага както с инсталация на място, така и като облачна услуга и в хибриден модел. Тя е лесна за конфигуриране и гарантира, че всички бизнес процеси се поддържат. Бързи се интегрира с Windows среда и други софтуери, като достъпът до нейните функции става през.всички устройства - компютър, таблет и смарт телефон.

Има интеграция с Evrotrust за електронно подписване и конектори към други системи (ERP, CRM или др.). Предлага автоматични актуализации и отговаря на стандартите за съответствие, като всички данни са архивирани чрез цялостна концепция. Предлага архивиране при пълно спазване на общите правила за защита на данните (GDPR).

Решение на "Konica Minolta България" успешно дигитализира HR процесите в "Sutherland България", при това в условията на пандемията, когато над 90% от нейните служители работят дистанционно. Компанията се разраства непрекъснато и вече има над 2300 професионалисти, a системата M-Files на Konica Minolta осигурява по-добра проследимост на всички документи, както и по-лесно и надеждно търсене в създадения документален архив. Системата е интегрирана с мобилния електронен подпис на Evrotrust, като дава възможност за бързо и защитено актуализиране, съхраняване и търсене на документи.

Статията е част от тематичния доклад на Digitalk "Системи за бизнес управление в облака и хибридна среда". Изданието е със свободен достъп и може да бъде намерено в библиотеката на Digitalk.
С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОК