С нова HR система "Sutherland България" дигитализира администрирането на документи

След внедряването на M-Files компанията може да се фокусира върху управлението на талантите

от Владимир Владков

11 май 2022 09:05 1277 прочитания

Решение на "Konica Minolta България" успешно дигитализира HR процесите в "Sutherland България", при това в условията на пандемията, когато над 90% от нейните служители работят дистанционно. Компанията се разраства непрекъснато и вече има над 2300 професионалисти, a системата M-Files на Konica Minolta осигурява по-добра проследимост на всички документи, както и по-лесно и надеждно търсене в създадения документален архив. Системата е интегрирана с мобилния електронен подпис на Evrotrust, като дава възможност за бързо и защитено актуализиране, съхраняване и търсене на документи.

Статията е част от тематичния доклад на Digitalk "Системи за бизнес управление в облака и хибридна среда". Изданието е със свободен достъп и може да бъде намерено в библиотеката на Digitalk.

Sutherland е сред глобалните лидери в сферата на трансформацията на бизнес процеси, като обслужва милиони клиенти от различни индустрии в 144 държави чрез своите 61 центъра за услуги. За своите услуги тя комбинира човешкия ресурс на своите служители с точни анализи в реално време, изкуствен интелект, когнитивни технологии и автоматизация. В България компанията работи от 13 години и вече е сред най-големите в сектора. Българският офис е главен център на Sutherland в Европа, като екипът тук обслужва над 20 световни лидера от 8 индустриални сектора, включително онлайн търговия, транспорт, хотелиерство, застраховане, финанси, ИТ, гейминг, телекомуникации.

Предизвикателства

"Бързият растеж води след себе си нуждата от безупречна администрация. Динамиката и обемите на документооборота ни изискваха стойностно решение за проследяване на документацията ни - коментира Димитър Гълъбов, изпълнителен директор на "Sutherland България". - За целта се спряхме на най-подходящия спрямо проучването ни продукт."

Разрастване на бизнеса

Плановете за развитие на "Sutherland България" са свързани с утвърждаване на компанията като предпочитан работодател в сектора и за целта тя допълнително ще увеличи екипа си. Освен това ще разшири дейностите за текущите клиенти, но планира да добави и нови, за които ще предоставя и по-комплексни услуги.

"Това налага стратегия за развитие на нашите дейности в новата реалност, а именно възможност за работа от разстояние - допълва Гълъбов. - За Sutherland дистанционният режим на работа не е новост - компанията има 15-годишен опит в прилагането му за глобални клиенти чрез интегрираното ни решение за дистанционна работа Sutherland Anywhere."

През последните 2 години дигитализацията на вътрешните процеси на българското поделение е ускорена значително. "Подборът, оценката, наемането и въвеждащото обучение на служители бяха напълно дигитализирани и пренесени онлайн. Въведохме електронен подпис за всеки документ и го интегрирахме с дигиталния архив M-Files, което елиминира нуждата от посещение на офиса", обяснява Гълъбов.

"Sutherland има 15-годишен опит в прилагането на дистанционния режим на работа за глобални клиенти чрез интегрираното ни решение Sutherland Anywhere."

Димитър Гълъбов

Изпълнителен директор на "Sutherland България"

С помощта на разработчиците в "Konica Minolta България" компанията успява да създаде механизъм, който проследява не само наличности, но и липси. "През последната година всяка одитна проверка премина безупречно благодарение на механизмите за контрол в M-Files", допълва Гълъбов.

Пионерско внедряване

Проектът за внедряване на M-Files в "Sutherland България" e пионерски и за двете компании. "Голяма част от дейностите по проекта бяха нови и за двете страни - обяснява Гълъбов. - Въпреки затрудненията през 2020 година успяхме да въведем напълно работещо професионално решение. При наличие на достатъчно стабилна основа за работа екипът на "Konica Minolta България" показва завидна гъвкавост и творчество за техническите решения, а софтуерните им услуги оправдаха очакванията ни. Допълнителната добавена стойност идва от способността на екипа да помисли няколко стъпки напред, като по този начин отваря врати за бъдеща съвместна работа."

Системата M-Files е базирана на метаданни и се предлага както с инсталация на място, така и като облачна услуга и в хибриден модел. Тя е лесна за конфигуриране и гарантира, че всички бизнес процеси се поддържат. Бързи се интегрира с Windows среда и други софтуери, като достъпът до нейните функции става през.всички устройства - компютър, таблет и смарт телефон.

Има интеграция с Evrotrust за електронно подписване и конектори към други системи (ERP, CRM или др.). Предлага автоматични актуализации и отговаря на стандартите за съответствие, като всички данни са архивирани чрез цялостна концепция. Предлага архивиране при пълно спазване на общите правила за защита на данните (GDPR).