Доскоро компанията е използвала три различни софтуера за отделните дейности. С ERP система е проследявала доставките, фактурирането, задълженията и вземанията, друго специализирано приложение е помагало за измерване теглото на натоварените със зърно камиони, и трети софтуер е използван за лабораторни анализи на доставената стока. Данните от последните две са били въвеждани ръчно в ERP системата.

Целият този процес ставал особено тежък по време на жътва, защото в зърнобазите са влизали стотици камиони, така че обработката на данните отнемала много време и ресурс. Допълнително затруднение при този метод на работа е било, че самите доставки не са били записвани за всеки камион, а общо на партиди. Същевременно работата с различни софтуери носи риск от грешки и разминавания във въведените в различните системи данни.

ИТ решение

През 2022 г. Витагрейн в партньорство с Balkan Services реализира комплексен проект за надграждане на съществуващата ERP система, чрез който информацията за измереното зърно от кантарите в базите на компанията директно се свързва с лабораториите. Процесът е осъществен с две интеграции на ERP системата - едната с лабораторен уред, а другата със софтуера на кантарите, вследствие на което служителите започват да работят само с един интегриран софтуер.

ERP системата е надградена спрямо актуалните нужди на компанията, така че да позволява на служителите да разполагат с вярна информация в реално време. Целта е надграденият ERP софтуер да може да измерва камионите, да прави анализи на качеството на стоката и да предоставя многообразие от справки и възможности за различни сечения.

Проектът е осъществен с цел повишаване на оперативната ефективност и улесняване на ежедневната дейност на служителите и най-вече на финансовия мениджмънт, на отдел "Счетоводство и вътрешен контрол", но освен това улеснява работата на мениджърите на зърнобазите, на оперативните служители и на лаборантите.

Проектът за надграждане на ERP системата на "Витагрейн БГ" е поредна стъпка в посока дигитализация и оптимизиране на бизнес процесите на компанията. Чрез постигнатата автоматизация се намалява рискът от човешки грешки при въвеждането на количествена и качествена информация при вход и изход на всяко зрънце. Надградената система дава възможност за обработка на по-голям обем данни и респективно подобрява качеството на работата.

Реализация

По време на проекта са извършени две сложни интеграции със съществуващата ERP система. Едната е с лабораторен уред, който представлява статична машина, използвана за анализ на зърното от различни култури. Втората е със софтуера на кантарите на компанията в отделните бази.

Кантар за камионите в базата на "Витагрейн" в с. Скалица

Source: Витагрейн

При едната интеграция кантарите, които се намират по зърнобазите на "Витагрейн" в трите населени места, се свързват към ERP системата. По този начин компанията може да контролира целия процес по входящо и изходящо зърно. "Важно в случая е, че системата предоставя автоматично информация за всички камиони и за измерените тегла. Функционалността дава възможност за по-прецизен и навременен контрол, тъй като преди надграждането на ERP системата тези записи се въвеждаха ръчно", обяснява Даниел Тодоров, счетоводител в компанията от 8 години. Той е и главно действащо лице в проекта от страна на "Витагрейн".

В резултат на другата интеграция в ERP системата на "Витагрейн" вече се съхраняват 37 показателя за зърното, а тези, които се получават от лабораторните уреди, се записват автоматично. По този начин компанията има възможност за подробни и навременни анализи на качеството по различни сечения - по доставчици, регион, реколта, зърнена култура и други, от които мениджмънтът има нужда.

За всеки камион съществува набор от показатели, които софтуерът съхранява, и по този начин Витагрейн има яснота във всеки момент какво е средното качество на доставеното зърно. Същата процедура се повтаря и когато зърното напуска складовете, за да бъде ясно какво е качеството на зърното, което напуска зърнобазите.

За бизнеса на "Витагрейн" е важно да разполага с пълен набор от документи: кантарна бележка, информация за претеглено количество и анализ към тях. Този анализ дава последваща представа за т.нар. бонифицирано количество, което представлява реалното количество зърно - без влага и примеси.

"Най-важно беше да получаваме информация в реално време. Например, ако сега имаме един камион в нашата база в Генерал Тошево, то цялата информация за него вече е налична на момента и в централата в София", обяснява Даниел Тодоров.

Силозни съоръжения на "Витагрейн" в Генерал Тошево

Source: Витагрейн

Постигнати резултати от внедряването

• Бързо и лесно проследяване на доставки, фактуриране, задължения и вземания;
• Цялостен поглед върху бизнеса на компанията и детайлна информация за отделните бази;
• Управление на ключови бизнес процеси чрез една система вместо с три;
• Спестяване на разходи за компанията след прекратяване на работа с два софтуера;
• Минимализиране на времето за оперативна работа на служителите;
• Леснодостъпна и вярна информация в реално време за всяка зърнобаза;
• Минимализиране на риска от грешки и разминавания в данните;
• Проследимост и възможност за анализ на качеството на доставеното зърно;
• Прецизен и навременен контрол на целия процес по входящо и изходящо зърно;
• Подробни и навременни анализи на качеството на зърното по доставчици, регион, реколта, зърнена култура и др.;
• Автоматизиране на процеса по осчетоводяване на кантарни разлики;
• Подобрени доклади.

С какви предизвикателства са се сблъскали

По време на летните месеци, които за "Витагрейн" са най-натоварени, се появяват по-големите предизвикателства при реализацията на проекта. Те се дължат основно на непредвидени казуси, които през изминали години не са възниквали и съответно не са отчетени в заданието още в самото му начало.

В тези ситуации екипът на Balkan Services реагира бързо, за да може всяка операция да бъде правилно отчетена в ERP системата. По този начин ръководството има пълна картина в реално време на това, което се случва.

Самият проект е реализиран в рамките на около една година, през която двата екипа - на Balkan Services и на Витагрейн, са работили съвместно по няколко различни фази за интеграция, надграждане и преработване на функционалности в системата.

Същевременно екипът на Balkan Services е познавал добре естеството на работа на Витагрейн и въпреки комплексността, която изискват новите функционалности, процесът е вървял гладко.

Перспектива за развитие

"Витагрейн" вече притежава цялостен поглед над ключовите процеси за бизнеса си с помощта на единна система. Всички операции и данни са коректно отразени в реално време в ERP системата на организацията, което значително улеснява дейността на служителите и спестява ресурс.

Служителите в централния офис на компанията вече разполагат с реална картина за това, което се случва във всяка зърнобаза, и от дейността им отпадат много операции. Това им позволява да вземат по-точни управленски решения, да инвестират време и да се фокусират върху по-стратегически дейности.

Възможна следваща стъпка по пътя към дигитална трансформация на компанията след обединението на данни само в една система би била изграждане на система за бизнес анализи (т.нар. Business Intelligence). "Витагрейн" вече разполага с консистентни данни в реално време, които може да използва за разнородни бизнес анализи и да открива потенциални възможности за развитие.

Компанията планира да продължи и с инвестициите в ново оборудване във всяка притежавана зърнобаза, което също да бъде интегрирано с ERP системата.