Digitalk&A1 Awards '23: Kак софтуер консолидира финансовите отчети за над 30 компании в MFG

В търсене на решение на тези предизвикателства е внедрен немският софтуер за финансово управление LucaNet.

ИТ решението

Системата LucaNet улеснява изготвянето на консолидирани отчети на всяка стъпка от процеса и дава възможност за съставяне на консолидирани отчети в съответствие с приложимите счетоводни стандарти и паралелно с това със специфичните управленски изисквания.

През първия месец и половина от реализацията на проекта системата е захранена с исторически данни за всички компании за периода 2016-2020 г. Всички данни за предходни периоди са събрани в допълнителен модул към LucaNet, с който се заменят различни варианти и формати на консолидационни пакети в електронни таблици. Това дава възможност на групите в холдинга да проследяват и съпоставят сделките между свързани лица, преди информацията да бъде записана в основния модул на системата.

В софтуера са въведени и статистически данни. На тяхна база са създадени ключови индикатори за измерване на дейността, като те са различни за всеки от четирите бизнес сектора, в които групата MFG оперира.

По време на проекта са разработени мениджмънт рипортинг плюс консолидация за целите на мениджмънта, също така бюджетиране и консолидация на данните за него. Осъществена е и консолидация на официалните отчети (според международните стандарти IFRS).

Ключов момент от внедряването на системата е процесът по създаване на бюджетиране по компании и сектори, както и консолидация върху бюджетните данни. Друг важен момент касае официалната консолидация (според IFRS), която вече изцяло се изготвя в софтуера за финансово управление LucaNet.

По време на проекта е постигната пълна интеграция между Excel и LucaNet, което позволява както да се импортират, така и да се експортират данни в Excel. Селекцията от компании, които са в докладите за мениджмънта, може да бъде различна от селекцията за официалното представяне на данните. Различен може да е и методът на консолидация.

За по-голяма съпоставимост на данните в LucaNet е качена историята на групата MFG за седем години назад. "Процесът по консолидация в новата система вече отнема едва два дни в сравнение със седем дни, и дори повече за предишни периоди", обясняват от MFG.

Автоматизация ускорява работата

Чрез проекта MFG се стреми да автоматизира процесите по финансова консолидация и планиране в рамките на цялата група. "Старият начин на работа включваше препращане на справки в Excel от човек на човек и копиране от файл във файл. Освен че този начин отнема време за изготвянето, в момента на изпращането им данните вече може да не са актуални. Това крие допълнителен риск от появата на нови версии, които да не бъдат взети предвид", обясняват от MFG. "За групата е важно да има реални и актуални данни, с които да разполага във всеки един момент и на които да базира управленските си практики и решения", добавят от MFG.

Потребители на новата система LucaNet

Основни потребители на внедреното решение на ежедневна база са служителите от отдел "Рипортинг и бюджетиране", както и тези от счетоводния отдел. Висшият мениджмънт на групата преглежда отчети, които са генерирани единствено от новата система.

"MFG се стреми към най-оптималните начини за реализиране на бизнес стратегията си и ефективността е ключов приоритет, обясняват от компанията. Този приоритет се подкрепя и от организационната култура в групата и ценностите, на които организацията се уповава. Сред тях са новаторството - в използваните и внедряваните технологии, в мисленето и в подходите към различните бизнес предизвикателства, както и отговорността към вътрешните и външните клиенти, към подобряването и оптимизацията на работните процеси и към очакванията за добавена стойност за акционерите и заинтересованите лица", добавя Благовест Витанов, ръководител отдел "Рипортинг и бюджетиране" в MFG.

Как протича самото внедряване

Само три месеца след старта на проекта е взето важното решение за окончателна промяна в начина на работа и счетоводният отдел започва трансформация към събиране на данни единствено в новата система. По време на внедряването на софтуера за финансово управление екипът на Balkan Services работи в две направления.

Първото е на ниво група, а второто - по сектори. Това се налага заради дейността на MFG в четири бизнес сектора. Представянето по сектори дава възможност на собствениците да виждат как се справя всеки от тях и какви биха били финансовите му резултати, ако е самостоятелен, а не част от групата. Предвид мащаба и комплексността, проектът е осъществен успешно за много кратък срок - само за осем месеца. Целият проект е реализиран дистанционно, само с една-единствена среща на живо.

Бизнесът на MFG

Source: MFG

View original

Има и предизвикателства

Заложените кратки срокове за реализация на мащабния проект са били сред основните предизвикателства. Сроковете обаче са спазени благодарение на доброто "стиковане", лекота и съвместимост между екипите на възложителя и изпълнителя по време на работния процес. "Във втората част на проекта предизвикателство се оказа изготвянето на консолидирания отчет, защото се наложи промяна в начина на работа, като счетоводният отдел трябваше да събира данни само в новата система. Смелият преход към новия начин на работа се случи само три месеца след старта на внедряване на софтуера", твърдят от MFG.

Постигнати резултати

С внедряването на новата система значително е съкратено времето за финансова консолидация - от седем на два дни. Освен това новият софтуер дава възможност за разширяване както на аналитичността, която се подава от счетоводителите, така и на аналитичността и детайлите, които рипортинг отделът подава към мениджмънта. Всичко това вече става много лесно.

Много по-бърза е и обработката на отчетите по фирми. "Един готов индивидуален счетоводен отчет се привежда в мениджмънт отчет с няколко операции. Преди внедряването на системата този процес отнема цял работен ден на един човек от екипа само за една компания. След внедряването един човек успява да обработи между три и четири фирми за същото време", коментират от MFG.

Новото решение дава и възможност за сравнение и анализ на бюджетираните с реалните данни на всяка компания, по сектори, както и на консолидирана база. Постига се и голяма гъвкавост относно прегледа на данните. Едни и същи данни, веднъж въведени в системата, могат да бъдат групирани по различен начин.

Намерено е решение и на специфичен проблем, с който се сблъскват групи като MFG, опериращи в различни държави. Това е постъпването на информацията в различни валути. В случая мениджмънт отчетността на групата е в евро, официалната отчетност е в български лева, а има и входящи данни в различни валути. "С помощта на LucaNet в момента, в който се въведат данни в оригинална валута, софтуерът автоматично ги преизчислява", добавят от групата.

Решението значително разширява възможностите за анализ на финансовите данни и позволява бързо сравняване на транзакции, осъществявани през годината. Повишава се точността на финансовата информация и се минимизират грешките. Освен това се освобождава време на ключовите служители за изпълнение на стратегически задачи.

Перспектива за развитие

Към момента MFG обединява над 30 компании. При увеличаване на компаниите в групата, внедреното софтуерно решение позволява бързо и лесно добавяне на нови компании за целите на консолидацията.