Digitalk&A1 Awards '23: Как BI система оптимизира процесите в търговската верига EDEA Retail

За да оптимизира и ускори тези процеси, както и за други бизнес цели, EDEA решава да внедри система за бизнес анализи (BI), която да превръща и извлича всички данни в реални прозрения и ползи за бранда. Избраната BI система от ново поколение Qlik Sense позволява вникване в информацията, съдържаща се в данните на компанията.

Системата за бизнес анализи обхваща процесите по анализ на продажбите, натовареност по търговски обекти и по часови диапазони, както и доставките. След внедряването на Qlik Sense генерирането на всякакъв вид справки и отчети вече се случва само с няколко клика. Целият проект е реализиран напълно дистанционно от екипите на EGE Group и Balkan Services.

Целта на внедреното решение е да оптимизира работните процеси, като не само спести време и ресурси на служителите, но и повиши оперативната ефективност. BI системата помага на компанията да автоматизира повтарящите се задачи и да рационализира процесите, а това води до повишена ефективност и продуктивност. Внедрената система дава възможност и за оптимизиране на продуктовото портфолио, както и системата на доставки, като предоставя данни в реално време. "Решението Qlik Sense осигурява на EDEA достъп до данни и справки в реално време, а това ни позволява да реагираме бързо на променящите се бизнес условия", обяснява Рамадан Рамадан, изпълнителен директор на EGE Group. На практика всички търговски обекти на EDEA са изцяло проектирани и изградени от EGE Group.

Предизвикателства при внедряването

Първоначално една от основните трудности се е оказал анализът на складовите наличности и движенията на склада, тъй като процесите там са доста интензивни. По време на седемте месеца съвместна работа е осъществена сложна интеграция с една система, чрез която BI софтуерът, внедрен в EDEA, да извлича данни от ERP системата, в която се импортират данни от POS терминалите в магазините. Друго предизвикателство е свързан с факта, че проектът е стартирал в условия на пандемия. "Двата екипа така и не се видяха на живо, коментира Рамадан. В процеса на работа се установи, че благодарение на професионалистите от двете страни, дистанционното реализиране на проекта се оказа напълно възможно. Крайният резултат е доказателство, че съвместната усърдна работа може да доведе да значими успехи."

От техническа гледна точка не е било необходимо да се добавя ново оборудване. На вече съществуващите сървъри на компанията е заделен ресурс за нова виртуална машина, върху която е инсталиран Qlik Sense.

"BI софтуерът достъпва директно SQL базата данни на ERP системата, за да изтегли от конкретни таблици "груби" данни. Впоследствие тази информация се обработва и филтрира от Qlik Sense. Готовите данни са достъпни за потребителите в различни интерактивни таблици и дашборди, които са били предварително дефинирани като функционалност и визия според нуждите на EDEA Retail", обяснява Иван Иванов, сервизен специалист.

Кой използва системата

Основните потребители на BI решението са ръководството на групата, служителите в счетоводен отдел и търговски отдел.

"Печелившата стратегия се оказа симбиозата между екипите на EGE Group и Balkan Services, коментира Рамадан. В това отношение екипната работа и времето, отделено за разговори, преглед на данни, обсъждане на бизнес логика и процеси дадоха сериозен успешен резултат. Двете страни се обединиха от общата цел и работиха като един екип. Професионалистите от Balkan Services познават много добре възможностите на продукта, а от друга страна, специалистите в EGE Group предоставиха точна и ясна визия относно потребностите и нуждите."

Според него, внедряването на BI системата e насърчило нови начини на мислене в EGE Group, предизвикало е предлагането на иновативни идеи и е провокирало креативни решения за целия бизнес на търговската компания.

Хипермаркетът на EDEA в Русе

Source: EDEA Retail

Постигнати резултати

Изборът на Qlik Sense като решение за бизнес анализи се дължи основно на ефективността му и начина на работа. След внедряване са постигнати редица измерими резултати. Сред тях са:

• Улеснено вземане на бързи, навременни и информирани решения от страна на мениджмънта
• Значително разширени възможности за генериране на справки и отчети
• Широк набор от визуализации на справки и отчети
• Възможност за лесно персонализиране на справките
• Бързо и лесно едновременно генериране на справки от огромен обем данни от различни потребители
• Бърз достъп до систематизирана, навременна и вярна информация за бизнеса
• Улеснен и ускорен анализ на продажби, реализирани промоции, складови наличности, наличности в магазина
• Бързо и лесно проследяване на ключови за бизнеса показатели.

Освен това BI системата позволява минимизиране на грешки в данните и бързо откриване на несъответствия. Тя спестява време и усилия на ключови служители, предоставя и възможност за улеснено прогнозиране, сравнение с минали периоди, проследяване на разходи и представяне на компанията спрямо заложения бюджет.

Бъдещо развитие

Цялостното въздействие от внедряването на Qlik Sense се е отразило значително върху подобряването на бизнес решенията, а това, от своя страна, е довело до положително развитие на бизнеса на компанията.

В перспектива системата може да бъде използвана и за:

• Подобряване на клиентското изживяване. BI системата може да помогне на компанията да получи по-ясна представа за поведението и предпочитанията на клиентите, като по този начин тя може да предприеме мерки за подобряване на клиентското изживяване и обслужване.
• Откриване на тенденции и модели. BI системата може да помогне на компанията да идентифицира тенденции и модели в своите данни, така че да прави информирани прогнози за бъдещи тенденции и събития.
• Подобряване на конкурентоспособността. Като предоставя данни в реално време и цялостен поглед върху бизнес операциите, BI системата помага на компанията да изпревари конкуренцията.
• Подобряване на точността и последователността: BI системата гарантира, че данните са точни, последователни и актуални, намалявайки риска от грешки и неправилна комуникация.