Elegant Living оптимизира процесите си с облачната ERP система на SoftOne

Проектът

Самият проект за внедряването на новата ERP система в онлайн и физическите магазини Elegant Living е реализиран за сравнително кратък период от време, като неговото изпълнение преминава през няколко основни етапа, следващи предварително зададен график и срокове. Активната работа по решението стартира септември миналата година, а още в края на 2022 г. резултатите от интеграцията на платформата вече са осезаеми.

Първоначално проектът преминава през фаза на проучване на дейността, задълбочен бизнес анализ и проектиране на подходящото софтуерно решение. "Последва фаза на конфигурирането на системата според конкретните бизнес нужди, така че клиентът да получи персонализирана услуга и точно това, от което се нуждае. Демонстрация на Soft1 Cloud ERP и обучение на потребителите бе следващият етап по реализирането на проекта, който включваше и някои промени, улесняващи максимално потребителите", разказва Йоанис Кацанидис, управител на SoftOne Bulgaria.

Йоанис Кацанидис, управител на SoftOne Bulgaria

Source: SoftOne

След това екипите на двете компании преминават през фаза на тестове, през която експертите от Elegant Living въвеждат реални документи, а също така се разрешават и отстраняват възникнали проблеми. Със стартирането на Soft1 Cloud ERP системата потребителите вече в реално време използват платформата, като са професионално подпомогнати от екипа на SoftOne, който им e оказвал съдействие при възникнали въпроси по време на работата.

Обхват на ERP системата

Обхватът на новата платформа е широк, като в нея влизат редица ключови процеси в Elegant Living. От една страна, ERP система оптимизира дейностите, свързани със складовото и търговско управление. Например решението улеснява поддръжката на основни номенклатури като артикули, включващи описания, кодове, снимки, кодове по доставчици, линкове към сайтове и допълнителни характеристики. Също така платформата подпомага бързото откриване на контрагенти чрез база с наименования, имейли, рождени дни, телефони и друга ключова информация. Отделно в Soft1 Cloud ERP са импортирани и достъпни каталози от доставчиците.

"Друг важен процес, обхванат от системата, е вносът на артикули. Компанията с онлайн и физически магазин Elegant Living внася широка гама от луксозни продукти от много и различни доставчици. От своя страна това включва заявки за доставка, проформа фактури и авансови плащания към доставчиците, получаване на артикулите в склада, фактури и окончателни плащания", разкрива още Кацанидис. "От съществено значение е и процесът на складовите движения. Elegant Living разполага с красив шоурум с няколко складови помещения, както и с централен склад, като движенията между тях се извършват посредством заявки и протоколи."

В допълнение платформата улеснява и процеса на продажби в Elegant Living, тъй като той е един от най-разнообразните и динамични в компанията, която държи да обслужва своите клиенти на високо ниво. В тази връзка ERP системата подпомага дейностите по офериране, издаване на проформа фактури, окончателни фактури и приемно-предавателни протоколи.

"Управлението на финансите като процес в компанията също е включено в ERP платформата, за да се следят и поддържат всички отношения с контрагентите на Elegant Living. Всички транзакции, които носят счетоводен характер, се създават автоматично със съответните счетоводни записи, включително и ДДС", допълва Кацанидис.

Технологични специфики

Внедряването на ERP система, която да обхване голяма част от процесите в дадена компания, определено не е лесна задача. В случая спецификата на проекта, реализиран в Elegant Living, е свързана с отговаряне на високите изисквания по отношения на автоматизация на процесите, отчетността, лекота на работа със системата, красотата и дизайна на документите, "произведени" от платформата, а също така сигурността и достъпността на данните.

"Soft1 Cloud ERP работи в облака на Microsoft, което гарантира на клиента, че данните са максимално защитени и в същото време достъпни във всеки момент от всяко място с интернет. Разработени са динамични печатни форми в зависимост от характеристиките на сделката, включително и такива, които съдържат в себе си линкове към външни сайтове с цел при получаване на документа в електронен вид клиентът да има достъп до информацията в сайта на съответния производител. Автоматичното генериране и изпращане на имейли на всеки етап от продажбите, отчитането на продажбите по проекти и по дизайнери са част от множеството автоматизации в системата", разказва Кацанидис.

По думите му предизвикателствата са преодолени благодарение на гъвкавостта и иновативните технологии, използвани в Soft1 Cloud ERP, високите възможности за къстамизиране и адаптиране на системата спрямо нуждите на клиента и не на последно място - професионализма на екипите на двете компании.

Ползи и равносметка

Манолова подчертава, че благодарение на новата система цялата информация, която е необходима на магазина, се получава своевременно, включително цени, разходи, маржове и подробности за транспорта. "Документите преминават безпроблемно от един към следващ, като точността е ключова при първоначалното въвеждане, за да се осигури бърза обработка на последващи документи като оферти, проформи, авансови фактури и фактури с нулева стойност", обяснява тя. Всичко това води и до друг видим резултат - по-кратки и ясни отчети, а също така до по-проста и ефективна на проследимост на процесите.

В допълнение Soft1 Cloud ERP оптимизира значително комуникацията между всички служители в Elegant Living, както и достъпа до важна информация. От компанията отчитат, че намалява броят на обменените имейли между персонала, тъй като всичко се случва през новата система. На последно място, макар не и по значение, решението също така спомага за минимализиране на човешките грешки. "Софтуерът е в състояние да предупреждава потребителите и проактивно да предлага правилния курс на действие в определени жизненоважни случаи. В резултат на това можем да се справим с по-голям обем работа, като същевременно поддържаме високо ниво на качество", изтъква Манолова.

Обръщайки поглед назад, тя признава, че инициирането на промяна в една организация може да бъде трудна задача, но усилията определено си струват. Внедряването на ERP система изиграва важна роля за подобряване на способността на компанията да предоставя изключителни изживявания на клиентите, като същевременно подобрява вътрешната си ефективност. "Ние сме уверени, че тази инвестиция ще продължи да дава положителни резултати, докато растем и се разширяваме", отбелязва Манолова, допълвайки, че компанията не спира да проучва нови функционални възможности за бизнеса със SoftOne.

Softone

1407 София, р-н "Лозенец", ул. "Любата" No 4-6, ет. 4

www.softone.bg

Неждие Шаип, мениджър "Продажби и маркетинг"

тел.: +359 700 20 715; +359 888 025 097

[email protected]