Магазините "БГ Хлапета" дигитализират дейността си с ERP система

Проектът по внедряването на новото решение за управление на фирмените ресурси е реализиран за сравнително кратко време, неговият старт се поставя през февруари 2022 г., а през октомври същата години системата вече работи активно. Самото изпълнение пък преминава през няколко основни етапа, следващи предварително зададен график и срокове. На първо място се започва с фаза на проучване на дейността, задълбочен бизнес анализ и проектиране на подходящото софтуерно решение, а не на последно място детайлно проучване и анализиране на бизнес нуждите на компанията. След това се преминава през конфигуриране на системата, чрез което тя се настройва спрямо спецификите на бизнеса на "БГ Хлапета".

След като новата ERP система вече е готова и идва момент за демонстриране на нейните възможности и обучение на потребителите. "По своята си същност проектът за внедряване на Soft1 Cloud ERP в онлайн и физическите магазини "БГ Хлапета" е интересен и е свързан с доста предизвикателства поради многото специфични изисквания от страна на клиента. Вече са налице и забележителни резултатите в реална работна среда, постигнати вследствие на интеграцията на платформата", коментира Йоанис Кацанидис, управител на SoftOne Bulgaria. Той допълва, че обхващането на бизнес процесите в една организация не е лесна задача и следва тези процеси да бъдат комуникирани и анализирани с екипите, за да се постигне единомислие в предложените решения при внедряването.

Обхват на ERP системата

Обхватът на новата платформа е мащабен и в нея влизат редица ключови за "БГ Хлапета" процеси. Преди всичко ERP система оптимизира дейностите, свързани със складовото и търговското управление. В тази връзка тя е интегрирана както с цялата номенклатура на компанията, така и с куриерски фирми, за да могат бързо и лесно да се генерират товарителниците от платформата.

Йоанис Кацанидис, управител на SoftOne Bulgaria

Source: SoftOne

"Важен е процесът на интеграцията на цялата номенклатура от администрацията на Bghlapeta.com към системата на SoftOne, предоставяйки файл с цялата необходима информация за един продукт, която впоследствие се използва за различни цели в ERP системата. Направихме планиране и осъществихме синхронизация на администрацията на Bghlapeta със Soft1 Cloud ERP, така че при добавяне на нов продукт или промяна на каквато и да е информация на съществуващ продукт, промяната да се отразява в системата на SoftOne", обяснява Кацанидис.

След синхронизиране на номенклатурата на Bghlapeta.com следва синхронизация на част от продуктите с XML Feed на всички вносители, които разполагат с такава опция. Това позволява на компанията да вижда наличността на даден продукт във всички складове на съответния вносител, а след това да може да поръча стоката от конкретен склад, от който да го вземе и куриерската фирма. По този начин в дългосрочен план търговската верига не само улеснява своите процеси, но и спестява доста средства.

Равносметка

Внедряването на ERP система, която да обхване голяма част от фирмените процеси, не се случва за една нощ, а обикновено изисква много усилия, адаптация и комуникация. В тази връзка не е изненадващо, че екипът на "БГ Хлапета" се налага да уточнява бизнес логиката на редица процеси, а също така и да опростява някои от тях, за да съкрати времето за тяхното изпълнение. Отделно служителите на компанията преминават и през обучение за работа с платформата, за да могат да постигнат повишена продуктивност и да намират веднага необходимата им информация за взимането на обосновани решения, фокусирани върху бизнеса.

"В началото голяма част от служителите бяха скептично настроени, което е нормално, защото все пак внедряването на ERP платформа е изцяло нов процес за всички нас, но след кратко време всички осъзнаха че Soft1 Cloud ERP ни е в голяма помощ и успяваме с по-малък брой служители да обработваме повече поръчки, което беше и финалната бизнес цел, към която се стремяхме", разкрива Димов. Според него предимствата от работата с новото решение могат да се обобщят само с няколко думи - по-лесно, по-точно, по-бързо и по-удобно.