Система за управление на бизнеса автоматизира процесите в "САТ Хелт"

Изпълнение на проекта

Така в края на 2022 г. се поставя началото и на по-мащабен проект за оптимизиране на процесите в "САТ Хелт", като вече използваните модули се надграждат с внедряване на счетоводно-финансов такъв. Макар първоначалните изисквания да са изпълнени, проектът продължава да тече усилено и досега, като непрекъснато се добавят нови функционалности и конфигурации. На практика системата постоянно се усъвършенства и приспособява към променящите се нужди на компанията.

Подобно на повечето инициативи за интегриране на софтуер и тази преминава през няколко ключови етапа. "В началото определихме екип, отговорен за внедряването, с който направихме анализ на бизнес процесите и изискванията на компанията, за да идентифицираме необходимите ключови модули. Съставихме детайлен план за внедряването на системата, който включваше срокове и отговорности. Екипът за внедряване извърши конфигуриране и настройка според нашите изисквания, като бяха определени бизнес процеси, права за достъп, данни, репорти и други", обяснява Лесова.

Впоследствие, когато решението е готово, се преминава към тестване и симулации с данни от 2022 г., а със старта на системата започват систематичната поддръжка и непрекъснато оптимизиране.

Тенденция на приходи по приходни центрове (примерен чарт)

Модули и функционалности

Новата ERP система обхваща значителна част от процесите в "САТ Хелт", включително изготвяне на отчети, счетоводство, управлението на активи и човешки ресурси. Ето кои са основните модули на решението и кои фирмени дейности улесняват:

• CRM модулът подпомага изготвянето на оферти и договори към клиенти, проследяването на работните ангажименти и прогнозирането на приходите.
• Модулът "Човешки ресурси" обхваща администрирането на трудовите и гражданските договори, като се предвижда в бъдеще да бъде добавена и опция за електронно трудово досие.
• Модулът за отсъствия включва администриране на отсъствия (отпуск, хоум офис и др.), както и електронно издаване на регламентираните от българското законодателство документи.
• Счетоводният модул позволява отчитане на приходи и разходи, издаване на фактури, поддържане на ДДС дневници и декларации, добавяне на темплейти за документи, както и изготвянето на справки.
• Модулът за дълготрайни активи дава възможност за завеждане на регистър с активи, включващ ползвателите им и детайлен отчет за тяхната експлоатация в компанията.
• Модулът за отчети от своя страна покрива изготвянето на персонализирани финансови и мениджмънт отчети.

Информацията във всеки модул лесно може да бъде конфигурирана според потребностите, уточнява Лесова. Това включва възможност данните да се експортират в Excel, да се филтрират, сортират, копират (включително документ) и сумират. Освен това информацията от модулите може да се интегрира с други платформи, да се импортира от файл, автоматично да се попълва във вградени образци на документи (например като договори с доставчици, документи по трудови/граждански договори и други).

"Всички тези функционалности са изключително ценни в последните месеци, когато "САТ Хелт" трябваше да започне отчетност за няколко новопридобити дружества", изтъква Лесова. С други думи, инструментите и възможностите на внедрената от OBS система позволяват да тя бъде адаптирана към променящите се нужди и мащаб на организацията. Затова компанията планира да продължи надграждането на решението, като предвижда да стартира разработката и внедряване на бюджетен и складов модул.

Искане за разход

Предизвикателства

Едва ли има проект, който да бъде реализиран напълно гладко, без по пътя да се появят спънки. По-важното обаче е как се подхожда към трудностите и какъв е крайният резултат. Основните проблеми, с които се сблъсква "САТ Хелт" при изпълнението на проекта, включват забавяне на някои бизнес процеси, докато персоналът се адаптира към новите методи и работни процедури, както и някои усложнения при прехвърлянето и съответствието на данните по време интеграцията с другите фирмени системи.

"Едно от основните предизвикателства, предвид непознаване сложността на системата, беше дали ще успеем да планираме и управляваме правилно и дали ще има забавяне на внедряването. Друг ключов момент беше дали персоналът е достатъчно обучен и подготвен, за да може внедряването да се случи ефективно", споделя Лесова. Тя обаче подчертава, че благодарение на осигурената добра подготовка, ясни изисквания и качествена комуникация като цяло интеграцията е преминала без неочаквани спънки, а разходите по внедряването са били предвидими и не са натоварвали прекомерно бюджета на компанията.

Доброто сътрудничество между екипите на "САТ Хелт" и OBS също значително улеснява преодоляването на трудностите. "Подходихме с доверие и бяхме склонни да работим заедно по предизвикателствата. Те бяха изключително гъвкави и успяха да предложат множество решения спрямо ситуацията. Изградихме силна връзка и започнахме да разчитаме на навременна реакция при проблем или необходимост от поддръжка след внедряването. Отношението, което получаваме, е експертно и в същото време приятелско", посочва Лесова.

Част от екипа от OBS, който работи по проекта - Росен Марудов (вляво) и Денис Атанасов (вдясно)

Ползите

Положените усилия определено си струват, като в "САТ Хелт" отчитат множество ползи вследствие от работата с новата система за управление на дейността. Реализирането на проекта подобрява видимостта и контрола върху всички аспекти на бизнеса. Това на свой ред позволява на мениджърския екип да следи всички процеси, финансовото състояние и общата производителност на компанията.

Мобилна апликация

От друга страна, работата на отделните служители също се облекчава значително. Например централизираната база данни позволява на кадрите да имат своевременен достъп до актуална информация и да я използват за вземане на бързи и информирани решения. Благодарение на по-добрата видимост на данните за контрагенти и процеси пък служителите на "САТ Хелт" могат да предоставят по-добри и бързи услуги. Именно с помощта на новата система кадрите от "Човешки ресурси" могат лесно да проследят статуса на активен граждански договор и да го придвижат по-бързо за плащане.

Като цяло внедреното решение оптимизира бизнес процесите и подобрява координацията между отделите, което в дългосрочен план повишава производителността и ефективната употреба на ресурсите. Ако преди внедряването на системата процесът по осчетоводяване на служебни разходи отнема 2 дни, благодарение на импорт в платформата времето намалява на половин ден и дори по-малко, разкрива Лесова. Също така осчетоводяването на фактури се случва в пъти по-бързо при използване на функцията за копиране на документ.

"С растежа на бизнеса и появата на нови бизнес процеси ръчното управление и изпълнение на задачите става по-трудно и времеемко. OBS ни предложи автоматизация на всички тези процеси, което намали човешките грешки, оптимизира работата и освободи време за стратегически и важни задачи. Това подобри ефективността, контрола и конкурентоспособността на бизнеса, като осигури по-голяма прозрачност и управление на ресурсите", заключва Лесова.

"Оупън бизнес сълюшънс"

[email protected]

www.obs2go.com