Дали и кога да прехвърлим ERP в облака

Всяка опция има своите предимства и ограничения и трябва да бъде намерен баланс, съобразявайки се с купчина фактори. Общата цена на притежаване на ERP, изискванията за производителност на системата, нейната персонализация и много други неща оказват влияние при избора.

"От няколко години фокусът на целия ИТ сектор е насочен към облака, коментират от Balkan Services. Възможностите на технологията я превръщат в почти универсална. Тя може да се приложи успешно във всеки сектор на икономиката и във всяка компания независимо от нейните размери и история."

Големите генерират повече приходи

ERP пазарът е разделен на софтуер и услуги, базирани на компоненти. По отношение на приходите категорията софтуер представлява най-голям дял. Освен това пазарът е разделен на малки/средни предприятия и големи компании. Големите предприятия представляват по-голямата част от пазарния дял при ERP софтуера. Фактори като повишена оперативна ефективност, по-ниски производствени разходи и централизирано събиране на данни вероятно ще повишат търсенето на това решение сред големите организации.

При друго сечение в проучването пазарът е разделен на 3 категории въз основа на внедряването - облачни, локални и хибридни. Очаква се облачното ERP да държи най-голям пазарен дял през прогнозния период. Същевременно според бизнес функционалността на решенията Fortune Business Insights разделя пазара на системи за финансово управление, управление на човешкия капитал, управление на веригата за доставки, управление на клиенти, управление на инвентара и работни поръчки и други.

Производственият сектор, банковите, финансовите и застрахователните услуги, ИТ фирмите и телекомите, търговия на дребно, здравеопазването, транспортът и логистиката, правителствените организации и други компании са основните потребителски сегменти.

View original

Източник Fortune-Business-Insights

ERP системите, базирани на публичен или частен облак, са все по-често срещани. Днес почти всеки доставчик на ERP решение предлага опция за внедряване на приложението в облака, а някои вече са се отказали от локалните внедрявания.

Но все още има причини, заради които малка или средна фирма би предпочела традиционна локална ERP система, която доскоро беше норма в ERP пространството. Коя е подходяща точно за вашата организация? Е, само вие можете да вземете това решение, но обобщението на плюсовете и минусите би трябвало да ви улесни.

Най-голямата разлика между двата варианта е как системата ще бъде инсталирана и задействана. Облачно базираният софтуер, известен и като софтуер като услуга (SaaS), се хоства на сървърите на доставчика и е достъпен чрез уеб браузър. Локалният софтуер се инсталира на собствените компютри и сървъри на компанията потребител. Много доставчици предлагат и "хибридни" внедрявания, при които облачният софтуер се хоства на частни сървъри на организация.

Съществена разлика между облачните и локалните решения е как се определят цените за използването им. Въпреки че има много изключения от това правило, като цяло за облачния софтуер се плаща такса за месечен или годишен абонамент, с допълнителни периодични такси за поддръжка, обучение и актуализация.

За локалния софтуер обикновено се плаща еднократна постоянна лицензионна такса, която се определя на базата на размер на организацията и брой едновременни потребители на системата. И тук се събират такси за поддръжка, за обучение, за актуализация, за добавяне на нови функции. Именно затова локалните системи обикновено се осчетоводяват като капиталов разход, като голямата инвестиция се прави предварително. Облачно ERP решение, от друга страна, обикновено се счита за оперативен разход, като таксите са разпределени във времето.

Ниската "входна" цена на облачния софтуер, особено в сравнение със сериозните предварителни постоянни лицензионни такси, допринесе за широкото му проникване, особено във времена на несигурна икономика, включително заради пандемията. Според скорошно проучване 93 процента от предприятията в момента използват облачен софтуер или системна архитектура, а използването на хибридни облачни системи се е увеличило от 19 процента до 57 процента за една година.

Предимства и недостатъци на облачните ERP

"При облака организациите нямат ангажимент да архивират данни, да обслужват охладителни системи, да се притесняват за прекъсване на захранването или да им се налaга да предприемат мерки в случай на бедствия, добавя Владимир Рашев, управляващ партньор в Balkan Services. - Освен физическата грижа за хардуера отпада и нуждата от актуализиране на софтуера", добавя той.

Според него стабилните облачни ERP системи имат възможно най-високото ниво на сигурност, включително по отношение на достъп, на съхранение на данни, на съответствие с GDPR. "Въпросът за сигурността е много сериозен, защото това, което един голям екип от специалисти по сигурността, обслужващи центровете за данни на облачния софтуер, могат да направят, не е лесно да се постигне в един нормален бизнес", убеден е Рашев.

Наистина, сигурността често е основното притеснение за организациите, решили да внедрят ERP. Нищо чудно, като се има предвид критичната информация, която се съхранява в ERP системата, включително финансови данни на компанията, корпоративни търговски тайни, информация за служителите, списъци с клиенти и друга критична информация.

Но докато преди купувачите бяха доста предпазливи относно сигурността на облачно базирания софтуер, днес мнозина са по-малко скептични, което се доказва от споменатото проучване за нивата на възприемане.

"Преди 6-7 години компаниите все още гледаха на внедряването на облачна система с известно недоверие и го считаха за по-рисково, твърдят от Balkan Services. Към днешна дата наблюдаваме драстична промяна във възприятията и начина на мислене по отношение на облачните ERP системи. Това се случи буквално пред очите ни. Вече няма съмнения, че в облака данните ще бъдат много по-добре защитени и не се налага да разясняваме на клиентите въпроса за сигурността. Технологията е достатъчно популярна и бизнесът разбира смисъла и ползите", добавят от консултантската компания.

Source: Shutterstock

View original

Нейните клиенти отбелязват като основни причини за избор на облачна ERP система достъпността, високата защита на данните в облачна среда и работата винаги с последна и най-актуална версия на системата. "Безпроблемните връзки и достъпи до системата от разстояние 24/7 в днешно време са необходимост, осигуряват непрекъсваемостта на дейността и повишават ефективността. Чували сме някои наши клиенти да споделят "Не желаем да поддържаме собствен сървър" или "Тенденцията е към облака. Ти не можеш да се бориш срещу нея, по-добре да се качиш пръв на влака", дава пример Владимир Рашев. Интерес към облачните ERP системи наблюдаваме и от клиенти, които в продължение на години са работили с ERP система от типа on-premise, системата вече ги ограничава и решават да внедрят нова система, която да е облачна."

Уважаваните облачни доставчици са въвели строги стандарти за защита на данните. За допълнително облекчаване на притесненията бъдещите купувачи могат да потърсят одит на сигурността от трета страна на доставчика. Това е особено полезно, ако продавачът не е толкова известен.

Повечето облачни системи позволяват лесен мобилен достъп, а много дори предлагат собствени мобилни приложения. Но този лесен достъп идва и с по-големи съображения за сигурност, особено ако служителите имат достъп до фирмени файлове на личните си мобилни устройства.

По-голямата достъпност означава и по-малко персонализиране, като облачните ERP предлагат по-малко гъвкавост за фирми, които се стремят да приспособят системата си към своите лични предпочитания. Но консултантските фирми могат да се справят добре с добавяне и преработка на възможностите на готова облачна система.

Кога да се спрем на локална ERP

Като цяло локалните системи са по-лесни за модифициране. Способността да се персонализират според специфичните нужди и изисквания на компаниите потребители е от първостепенно значение за много организации, особено в нишови индустрии, като например специализирани производствени предприятия с уникални процеси.

Локалните ERP предоставят повече контрол в ръцете на организацията, включително и сигурността на нейните данни. От съществено значение е бизнесът да е в състояние да защити най-чувствителната информация на ERP, тъй като те са честа мишена на киберпрестъпниците.

Мобилната достъпност може да представлява проблем при локални внедрявания. Те често изискват клиент на трета страна да комуникира между мобилно устройство и локалния софтуер. Това определено не е непреодолим проблем, но все пак внася елемент на несигурност.

Следователно локалните ERP са най-подходящи за по-големи предприятия с по-високи бюджети, желание за персонализиране на системните операции и съществуваща инфраструктура за хостване, поддържане и защита на данните в ERP, но задължително е нужен и екип от ИТ специалисти, които да поддържат всичко това.

И в България облакът вече не е въпрос, а отговор!

Рашева обяснява, че в облака няма заплаха от хакерски атаки, заразяване на информацията с вируси, няма възможност за външен достъп, връзката се обезпечава с двуфакторна автентикация, паролите се променят на всеки 7 дни, има и SMS известяване за осъществен достъп от нов IP адрес, локация, устройство или дори уеб браузър.

"Имаме много добър опит в облачните ERP системи вече повече от 6 години с Microsoft Dynamics 365 F&O, допълва Мария Рашева. Microsoft ни отличи като най-добър доставчик в България и региона. Успяваме да убедим нашите клиенти в удобството и бюджетния характер на облачното ERP решение, а след като ни се доверят, нашите партньори са доволни за това, че са приели нашите съвети", допълва тя.

Мария Рашева, мениджър проекти за Microsoft Dynamics 365 в "FTS България"

Независимо от размера и историята на компанията, както и нейната бизнес област, облакът е изключително удобен подход за всички. "Компаниите спират да развиват екип, знания и ноу-хау в несвойствени области като IT инфраструктура и предават тази задача на нас и Microsoft, фокусирайки се върху управление на същинския си бизнес, който им носи приходи и успехи в бранша, в който работят", смята още мениджърът в "FTS България".

Лицензирането с прикачени (Attach) лицензи прави бизнес софтуерните решения от фамилията Microsoft Dynamics 365 още по-достъпни, обясняват от българската консултантска компания за внедряване на ERP системи "Тим Вижън България". Облачните системи от семейството Dynamics 365 се лицензират чрез наемане на лицензи, индивидуални за всеки потребител. Ако при разрастване дейността на компанията се появи необходимост от използването на второ софтуерно решение от същата фамилия, Microsoft дава възможност то да бъде лицензирано с прикачен лиценз, чиято цена е значително по-ниска от тази на стандартния лиценз за системата, обясняват от "Тим Вижън". Всъщност прикачените лицензи дават достъп до пълната функционалност на системата и са аналогични със стандартните лицензи във всяко отношение. "Единствената разлика е по-ниската цена, която прави системите от семейството Dynamics 365 много по-достъпни за компаниите", коментират още от компанията.

Последните ERP проекти на Balkan Services също са за внедряване на облачни ERP системи. "Същата тенденция наблюдаваме и при BI проектите ни", добавят от компанията. Относно големината на организацията потребител логиката е, че колкото по-малка е една компания, толкова по-добре за нея е отрано да започне да оперира с облачно решение.

"При по-големите организации има повече фактори, които да се осмислят при взимането на подобно решение, затова преходът към облачни решения при тях е с по-бавни темпове, обяснява Владимир Рашев. Ние имаме текущи проекти за внедряване на облачни ERP системи както с малки и средни, така и с големи компании. В световен мащаб забелязваме тенденция към предлагане на готови продукти, тъй като клиентите искат ERP системите да се внедряват все по-бързо и на по-добра цена. Това ще промени пазара на ERP системи и разкрие нови възможности пред малкия бизнес. Приложихме на практика, като разработихме готов пакет за малките фирми в България, с който да получат работеща ERP система за 1-2 седмици, да се внедрява бързо, с предварително ясни функционалности, с ясен и фиксиран бюджет. В работата с клиенти наблюдаваме още зависимост между темповете на растеж и избора на тип инсталация. За бързорастящите компании, за планиращите експанзия, било то на чужди пазари или на същите пазари с нови продукти и услуги, също и за компании, които вече оперират на няколко пазара, облачните ERP системи са предпочитан избор."

Владимир Рашев, управляващ партньор в Balkan Services

В Balkan Services не наблюдават изразена зависимост между избора на тип инсталация и областта на дейност на компанията, т.е. интересът от различните индустрии към облачните ERP системи е еднакво висок. "Последни наши проекти за внедряване на облачно ERP решение са с ИТ и производствени компании. Напоследък забелязваме повишен интерес и от търговски компании, които дълго са работили с ERP с инсталация на място, да преминат към облачна ERP система", добавя Рашев.