"Баущоф+Метал" оптимизира бизнеса си с облачната ERP система Microsoft Dynamics™ 365 Business Central

"Тим ВИЖЪН България" е сред водещите български интегратори на системи за управление и анализ на бизнеса и има дългогодишен опит в проектирането, изграждането и внедряването на цялостни дигитални решения, базирани на признати в цял свят софтуери като Microsoft Dynamics и Tableau. Като дългогодишен партньор на Microsoft компанията предлага цялата гама бизнес решения от семейството Dynamics 365 и е доказала експертизата си в многобройни успешно реализирани проекти за български и чужди компании във всички сфери на икономиката.

Дигитализацията е един непрекъснат процес, който макар да изисква усилия и инвестиции, носи огромни ползи за развитието на всеки бизнес. Пример за това как внедряването на иновации се превръща във фирмена стратегия дава компанията "Баущоф+Метал". Тя реализира проект за подмяна на досега използваната от нея ERP система с нова, изцяло базирана в облака, за да улесни своята работа и да се възползва от повече модерни функционалности.

Организацията е част от австрийския концерн "Баущоф+Метал" и е специализирана в продажбата и доставката на материали и решения за сухо строителство, фасадна изолация, довършителни строителни дейности и много други. "ERP система имаме още от преди 15 години. Конкретната ни нужда беше подмяната ѝ с нова, което обаче изискваше изцяло нова имплементация", разказва Борис Паков, управител на "Баущоф+Метал". След проучване на пазара и разглеждане на предлаганите продукти компанията се спира на Microsoft Dynamics™ 365 Business Central, а за свой партньор във внедряването на новото решение избира екипа на "Тим ВИЖЪН България", които успяват да отговорят на всички очаквания, свързани с комуникацията, техническите и ценовите аспекти.

"Консултантът е точно толкова важен, колкото софтуера, категоричен е Паков. Успехът на една интеграция изцяло зависи от екипа, който ще я осъществи. Няма значение на какъв софтуер се спрете, това нищо не ви гарантира, ако екипът, който го внедрява, не е качествен. А екипът се състои не само от фирмата партньор, в нашия случай "Тим ВИЖЪН България", а и от клиента. Ако едно от тези звена не е подбрано добре, крайният резултат няма да е толкова висок, колкото се очаква." По отношение на внедряването Паков дава пример, че от страна на "Баущоф+Метал" на постоянна база са били ангажирани двама служители на компанията, а още четирима са били също активно натоварени с изпълнението на задачите по проекта.

Имплементацията

Гладкото сътрудничество между двете компании позволява не само проектът по внедряването на новата ERP система да приключи успешно, но и това да се случи в планираните кратки срокове. Само за около шест месеца решението вече е стартирано и служителите от "Баущоф+Метал" могат да се възползват от неговите възможности. Разбира се, самата имплементация преминава през няколко основни етапа.

След уводната фаза, която запознава ключовите потребители в "Баущоф+Метал" със стандартните възможности на новата система, къде и какви са разликите с предходната, проектът навлиза в една от ключовите си фази, а именно анализа и проектирането на решението. Това е фазата, по време на която експертите от "Тим ВИЖЪН България" проучват в дълбочина процесите, протичащи в компанията, и разглеждат всички изисквания към функционирането на модулите на новата система. На база на това детайлно изследване и описание на бизнес процесите се изготвя модел на решението, който впоследствие се превръща в задание за техническото изпълнение на внедряването на ERP системата.

"Моделът на решението е ключов етап от процеса по внедряване, тъй като описва не само установените по време на анализи бизнес процеси, но и как те ще бъдат имплементирани в новата ERP система, така че да функционират оптимално и да използват в максимална степен ползите от решението. Същевременно този документ е гаранция за клиента, че исканията и нуждите на бизнеса му са правилно разбрани и новата система ще бъде настроена точно по начина, по който я иска", споделя Росен Караиванов, управител на "Тим ВИЖЪН България".

"Третият етапът е този, в който ние започваме реалната реализация на промените. Той обхваща всички дейности по настройка на новата система и разработване на всички допълнителни функционалности, необходими на клиента", разказва още Караиванов. "Паралелно с това изпращаме на клиента шаблон, в който той да подготви ключови данни и номенклатури, които трябва да се заредят в новата система, за да стартира работата с нея: списъци на клиенти, артикули, доставчици и ред други. Получаването на тази информация бележи старта на четвърта фаза на внедряването, а именно настройването на системата с конкретните данни на клиента и пускането ѝ в експлоатация. Изключително важна предпоставка за успешната работа със системата е всички потребители да преминат обучение за използването ѝ, както и сами да извършат поредица от тестове, за да преценят дали завършеният вид на ERP решението отговаря на техните изисквания. След като се уверят в това, стартира реалното използване на софтуерното решение, което за проекта с "Баущоф+Метал" на практика беше точно преди година. Финалният етап от проекта е така наречената продуктивна работа, или това е времето, когато потребителите от страна на клиента започват реално да използват системата в ежедневната си работа, а нашият екип е неизменно до тях на всяка крачка от този доста стресиращ за тях преходен период."

Обхват и ползи

В "Баущоф+Метал" новото ERP решение се използва активно от средата на 2022 г. и обхваща всички ключови процеси в бизнеса, като същевременно е тясно интегрирано с BI решението Power BI. Самият ERP софтуер включва четири основни модула, управляващи ключовите процеси в бизнеса на компанията: управление на счетоводство и финанси, покупки, продажби и управление на склад. По думите на Борис Паков именно събирането на всички тези основни процеси на едно място е и основното предимство от имплементирането на ERP решение.

"Всеки процес е вътре в системата и не е нужно да се извършва по два, три, пет пъти, има автоматизация на всякакви нива, каквито човек пожелае да направи. Друга полза е, че системата осигурява проследяемост - сериозните професионални софтуери не могат да бъдат манипулирани и след като данните са въведени, те остават там. ERP системата е един мощен инструмент за обработка на цялата бизнес информация на една фирма", обяснява Паков.

Той обаче подчертава, че възползването от всички предимства на системата зависи от това още първоначално да се поставят правилно изискванията към нея и тя да бъде внедрена по подходящ начин. В противен случай може да се окаже, че се използва много малка част от възможностите на софтуера от висок клас. Паков сравнява това с купуването на скъп компютър, който обаче в крайна сметка служи само като пишеща машина. Именно и затова той съветва да се подхожда винаги внимателно при формирането на изискванията, както и да се прояви готовност за промени при изпълнението на процесите.

Предизвикателства

Като цяло реализирането на проекта протича гладко, тъй като компанията и нейните служители отдавна разчитат на ERP софтуер и са свикнали с неговите възможности. Управителят на "Баущоф+Метал" посочва, че повечето трудности в случая са били свързани с организационно-човешкия фактор. Те обаче успешно са преодолени, като по думите му "всичко опира до организация, до правилно планиране, до точно разпределение на време и на ресурси".

За управителя на "Тим ВИЖЪН България" една от спецификите на проекта е фактът, че това е първата реализирана от компанията интеграция от по-голям мащаб на новата облачна версия на ERP системата Microsoft Dynamics 365 Business Central на българския пазар. "Макар че вече имахме няколко клиента с тази платформа в чужбина, "Баущоф+Метал" беше първото ни по-голямо внедряване в България и за първи път проследихме как тази платформа функционира у нас."

От приключването на проекта до днес консултантската компания е реализирала успешни внедрявания на софтуерното решение в организации от различни сфери на бизнеса. Облачното ERP решение на Microsoft се радва на голяма популярност в страната ни и по света, като експертът очаква все повече дружества да се ориентират към използването му.

Предимства на Microsoft Dynamics 365 Business Central

Сред основните предимства на облачното ERP решение Microsoft Dynamics 365 Business Central е неговата достъпност, тъй като системата не изисква високи първоначални инвестиции в скъпоструващи сървъри, мрежова инфраструктура и инсталиране върху работни станции. На практика компаниите клиенти се нуждаят само от интернет, браузър, потребителско име и парола. Това значително улеснява цялостния процес на интеграцията и позволява на бизнеса бързо да премине към използване на решението и да се фокусира върху ползите му за основната си дейност.

Business Central е изключително гъвкава система за управление, която дава много възможности за интеграция с външни софтуери и приложения, а също така позволява богатата ѝ функционалност да бъде моделирана и допълвана така, че да отговори на специфичните особености във функционирането и бизнес процесите на компанията клиент.

Не на последно място, ERP системата Business Central е част от цяла вселена облачни бизнес решения на Microsoft. Това гарантира безпроблемното ѝ свързване с изпитани във времето водещи софтуери за управление на търговските процеси и клиентското обслужване (CRM системи), решения за анализ и визуално представяне на данни (BI софтуери), системи за офис продуктивност и ред други. Съвместно тази съвкупност от взаимосвързани софтуерни системи може да обхване и оптимизира всеки аспект от функционирането на бизнеса и да подпомогне неговия растеж и успешно развитие във времето.

Microsoft Dynamics 365 Business Central е една от най-разпространените в световен мащаб системи за управление на бизнеса. Като достоен наследник на популярното ERP решение Microsoft Dynamics NAV системата позволява на компаниите да управляват всички ключови за бизнеса им процеси от едно място, като същевременно осигурява цялостен поглед върху различните аспекти от дейността им в реално време. Системата обхваща ключови направления като управление на счетоводство и финанси, покупки и продажби, задължения и вземания, производствена дейност, управление на складове, проекти и ред други.

"Тим ВИЖЪН България"

1517 София, ул. "Бесарабия" No108В тел.: +359 2 976 1313

[email protected]