10 съвета как да управляваме хибридни екипи

10 съвета как да управляваме хибридни екипи

Или как да гарантираме ефективна работа, когато някои от служителите ни работят в офиса, а други - от вкъщи

Петър Иванов
1912 прочитания

Ковид-19 ни принуди да работим отдалечено, а компаниите - масово да търсят начини за адаптиране на работните процеси и преминаване в хибриден модел. Някои решиха, че ще разделят процеса във варианта 60% - 40%, т.е. 60% от работата ще бъде вършена от дома, а 40% - от офиса (което реално представлява два дни, прекарани в офиса). Това изправи мениджърите пред нови предизвикателства - от една страна, как да се гарантира производителността при работата от вкъщи, а от друга, как да се управлява този микс от служители, работещи отвсякъде, като се поддържа високо ниво на комуникация, сътрудничество и съвместна работа.

Истината е, че в този период на дистанционна работа се оформиха две групи от хора - първите, които искат да работят от вкъщи и показват високи резултати, и вторите - които се борят да се върнат в офиса.

Според индикатора на Майерс-Бригс (MBTI) хората се делят на 16 типа, но два от тях са особено чувствителни към локдаун и хибридна работа. Те са "интровертни мислещи хора" и "екстровертни чувстващи хора". Първият тип, това са хора, които намират вдъхновение вътре в себе си. Те винаги следват определена логика и имат план с множество варианти. Те са тези, които се справят отлично с работата от вкъщи и показаха много високи резултати в създалата се ситуация. Вторият тип, това са хора, които са водени от своите чувства. Те имат нужда да общуват с други хора, да взаимодействат със своите колеги, имат нужда от външни стимули. При хибридната работа ние трябва да се грижим и за двата типа служители.

Тук голямо предизвикателство е също и фактът, че много често върху интровертите се оказва натиск да се върнат в офиса, а истината е, че ние като мениджъри трябва да знаем какви са съображенията на всеки служител, за да иска да се върне или да остане в дистанционен режим.

В близкото минало, когато работехме от офиса, всичко извън него беше и извън работа. Сега, при хибридния модел на работа, не можем да направим такова стриктно разграничение. Теми като грижата за децата, рисковете за здравето и предизвикателствата, с които се сблъсква партньорът ни, са все неща, които трябва да се вземат под внимание, за да работи успешно екипът.

Неотдавна Google представи проучване, резултат от проекта Aristotel, според което основната характеристика на екипите, които се представят най-добре, е, че всички членове допринасят еднакво по време на съвместните обсъждания. Въпреки това се оказва, че има някои изключения, което кара Google да задълбочи изследването. В резултат от компанията откриват още една обща характеристика на успешните екипи - високо ниво на психологическа безопасност (psychological safety). Тоест членовете на тези екипи са готови да покажат, че са уязвими, че не са толкова перфектни и съответно са достатъчно смели, за да предприемат рискове. Затова първите пет съвета са свързани именно с гарантиране на психологическата безопасност при хибридните модели на работа.

Съвет #1 Измислете сценарий

Като мениджър на екипа вие трябва да говорите с всички негови членове, да вземете предвид нуждите на всеки и да ги накарате да говорят. В допълнение към личните нужди, трябва, разбира се, да вземете под внимание и нуждите на целия екип и на работата.

Съвет #2 Поведете крак

Някои мениджъри очакват хората да се държат по психологически безопасен начин, да споделят грешките си, проблемите си, но те самите не го правят. Споделете вашите предизвикателства и притеснения, включително и тези у дома. Ако вие сте открити, и другите ще бъдат такива.

Съвет #3 Правете малки стъпки

Нивото на психологическа безопасност се постига с малки стъпки. Поощрявайте, когато хората споделят. Хората са готови да го правят, когато знаят, че това няма да доведе до наказания.

Съвет #4 Споделете позитивни примери

Покажете, без детайли и подробности, как всичко трябва да бъде прозрачно. Това ще позволи на екипа да вземе правилните решения и да се погрижи за нуждите както на отделните служители, така и на целия екип.

Съвет #5 Следете и анализирайте

Наистина е много важно да следите коментарите и изказа по време на срещите. Изречения като "Ние искаме да ви виждаме повече", "Много бихме искали да ви виждаме" и т.н. оказват натиск върху интровертите. Затова се опитайте да ги перифразирате по позитивен начин. В крайна сметка това е вашата роля като лидер. Например можете да кажете "Ще ни липсват вашите идеи" или "Искаме да чуем вашите съображения, кажете ни как да помогнем".

Тук е мястото да се каже, че комуникацията трябва да бъде по структурирана. Много важно е да имате регулярни срещи с основния екип и да организирате по-големи събития с висшия мениджмънт, по време на които да получавате информация за напредъка на проекта. Важно е срещите да не са толкова дълги и да се правят малки почивки, за да не се уморяват хората.

Съществуват различни инструменти, които ще ви помогнат да визуализирате темите и дневния ред на срещата. Това също е от значение.

Когато организирате събитие на хибриден екип, нека всеки използва своето устройство. Ако например някои от служителите са в офиса и използват едно устройство, част от дискусията може да остане недостъпна за другите членове на екипа.

И не на последно място, убедете се, че всеки допринася за срещата и участва активно в нея.

На основата на тези основополагащи детайли по-долу следват четири съвета за управление на позитивен и продуктивен хибриден екип.

Съвет #6 Изградете култура за отдалечена работа

За целта трябва да имате инструменти, които ще ви позволят да работите отвсякъде и от всяко устройство. Позиционирайте комуникацията върху определена платформа, за да сте сигурни, че съобщенията стигат до всички, и винаги включвайте видеолинк при изпращането на поканите. Това са основите на техническото осигуряване на отдалечената работа.

Съвет #7 Вярвайте на своите служители

Някои мениджъри си мислят, че когато служителите работят от вкъщи, те няма да изпълнят своята работа, а вместо това ще гледат филми или ще се занимават с други свои ангажименти. Оказва се, че хората работят дори повече, когато са без постоянен надзор.

Затова е важно при дистанционната работа да превключете на модел, ориентиран към резултатите. Заложете целите и започнете да оценявате резултатите, а не времето, което е прекарано в офиса. Може да имате индикатори за успех, но вярвайте на служителите си и изчислявайте тяхната производителност.

Съвет #8 Редовно давайте и искайте обратна връзка

Не оставяйте служителите сами да поискат обратна връзка. Поне веднъж в месеца поискайте индивидуална обратна връзка от всеки служител и дайте такава. Задайте им обикновени въпроси - как вървят нещата, какво според тях екипът прави много добре, какво - не, с какви предизвикателства се сблъскват и т.н.

Съвет #9 Осигурете социални контакти

Използвайте канал за неформален чат между членовете на екипа, където те могат да обсъждат филми, да споделят снимки, вицове и всичко друго, което ги развеселява по време на работа. Отделете време в началото или в края на всяка среща за кратки лични разговори. Ще бъдете удивени как отделянето само на две минути за неформални разговори ще промени начина на комуникация по време на срещите. Планирайте и отдалечени дейности заедно (виртуални състезания или пък споделена музика). Можете да организирате например видеоконферентна среща, в която служителите да обядват или да пият кафе заедно.

Последният съвет е също от изключително значение за хибридните екипи, но той е от малко по-друго естество - свързан е с инфраструктурата.

Съвет #10 Инвестирайте в гъвкава инфраструктура

Google инвестира много в новия си футуристичен офис за хибридна работа, в което основна роля имат т.нар. Team pods. Всичко в офиса е преместваемо - от стените, през белите дъски, до столовете. Самите работни места също лесно могат да бъдат отделени едно от друго чрез балонена стена, ако служителят има нужда от тишина. Бюрото лесно може да се настрои и като височина, и като температура, екрани и т.н., в зависимост от изискванията на служителя. Извън офиса има тенти, под които също можеш да продължиш да работиш или да проведеш разговор с колегите.

Възможностите за пренареждане на офиса сега, когато има далеч по-малко хора в него, са много. Служителите имат нужда и от усамотение, затова е необходимо да инвестирате в гъвкави офис пространства. Това определено ще ви се отплати.

Какво е важно да правите и какво да не правите, ако искате да имате успешен хибриден екип


+ Поставете ясни приоритети и цели за всеки. Това важи с още по-голяма степен за хибридните екипи.
+ Включвайте всички хора активно в срещите.
+ Разберете дали се чувства добре екипът, който работи от вкъщи, и този, който работи от офиса.


- Не бъдете груби, а бъдете отстъпчиви.
- Не пренебрегвайте знаците, които показват наличието на стрес в екипа, и бъдете съпричастни.
- Не забравяйте за забавлението. Потърсете начини екипът да се забавлява заедно.


Петър Иванов (www.peter-ivanov.com) е мениджър, предприемач и експерт в областта на виртуалните екипи с над 20 години международен опит. Книгата му Virtual Power Teams е в топ 3 на категорията "Международен мениджмънт" на Amazon и е преведена на шест езика - английски, немски, български, полски, испански и китайски. Роден е в България, където завършва "Математика". В началото на кариерата си работи като анализатор на данни в мултинационална компания. Скоро след това заема позицията ИТ мениджър за България, а не след дълго достига до мениджър "ИТ услуги" за Източна Европа, Близкия изток и Африка. Това му помага да осъзнае нарастващото значение на екипите с различни локации и да разработи иновативен метод за управление на виртуални екипи.

През 2007 г. екипът, воден от него, е отличен за високото ниво на професионализъм, което показва при управлението на проекти за установяване на глобални споделени услуги.

През 2012 г. неговият екип печели наградата Global IT Connect за отличното функциониране в глобална междуфункционална среда. През 2013 г. Петър Иванов основава Virtual Power Teams и започва новата си кариера като лектор и коуч в областта на мениджмънта от нов тип.

Петър Иванов е запален по леката атлетика и е световен шампион за ветерани по хвърляне на диск.

Ковид-19 ни принуди да работим отдалечено, а компаниите - масово да търсят начини за адаптиране на работните процеси и преминаване в хибриден модел. Някои решиха, че ще разделят процеса във варианта 60% - 40%, т.е. 60% от работата ще бъде вършена от дома, а 40% - от офиса (което реално представлява два дни, прекарани в офиса). Това изправи мениджърите пред нови предизвикателства - от една страна, как да се гарантира производителността при работата от вкъщи, а от друга, как да се управлява този микс от служители, работещи отвсякъде, като се поддържа високо ниво на комуникация, сътрудничество и съвместна работа.

Истината е, че в този период на дистанционна работа се оформиха две групи от хора - първите, които искат да работят от вкъщи и показват високи резултати, и вторите - които се борят да се върнат в офиса.

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОК