Baylor University изгражда ERP за бъдещето

През юли същата година ИТ отделът започна да премества тези системи към Oracle Cloud ERP и HCM като част от по-широка ИТ трансформация, за да превърне университета в първокласна изследователска институция. Тогавашният временен CIO в Baylor Беки Кинг приема позицията на проектен директор и се оттегля през септември 2020 г., след като новото ERP решението заработва. В същото време директорът по информационна сигурност в Baylor Джон Алън поема отговорностите на CIO и прекарва две години като временен информационен директор, преди да бъде утвърден в тази роля през юли 2020 г.

Друг ключов участник в ERP трансформацията на Baylor става Брет Далтън, който е назначен за главен бизнес директор точно когато миграцията започна.

"Той наследи проект за ERP, който чукаше на вратата. Начинът, по който той успя да се справи с това, беше невероятен благодарение на неговия предишен опит с ERP проекти в миналото", споделя Алън.

Задълбочено учене

Проектът започва с преоценка на това, което университетът изисква от системите за финанси и човешки ресурси, като същевременно използва възможността да модернизира някои практики и процеси.

В ядрото на решението за човешки ресурси е Ellucian Banner, ERP софтуер, разработен специално за университети, с около 20 допълнителни системи, залепени като "баракули" (морски жълъди), казва той. "Това им даваше много малка възможност реално да управляват човешките ресурси, които искаха да управляват динамично."

Ситуацията още повече се усложнява, тъй като по това време Baylor управлява сметките си чрез PeopleSoft, вместо да използва финансовия модул на Ellucian.

"Най-големият разходен компонент, човешките ресурси, в институция за висше образование не беше тясно обвързан с нашата финансова система, отбелязва Алън. Ние идвахме от място, където бяхме създали невероятно голям технически дълг."

Не всичко грешно в старата система обаче се дължи на софтуера - част от проблема се оказва в самото счетоводство.

"Много често процеси на хартия бяха преобразувани директно в технологични, но никога не преминаха през какъвто и да е вид оптимизация", обяснява експертът, допълвайки, че процеси са оформени от едно нещо, което се е случило преди 15 години. Като цяло основната цел на проекта е била да се намалят стъпките, да се увеличи ефикасността и все пак да се осигури стойност.

"Налагаше се действително да се започне от това, което е най-фундаменталният, най-основният слой, казва той. От финансова гледна точка става дума за добър сметкоплан. От страната на човешките ресурси фокусът е върху ясното разбиране как да изградим нашите работни и длъжностни структури по такъв начин, че да отговорят на нуждите на организацията ни, без да има раздуване."

Например от Baylor вече са преминали от трисегментен сметкоплан към седемсегментен сметкоплан, с което съществено се повишава броят на характеристиките, които могат да идентифицират елемент в бюджета и се подобряват възможностите за анализ.

"Голяма част от това, което е важно да определим като институция, са нещата, свързани с грантове и дарения от възпитаници", казва Алън. Преди това понякога е било необходимо да се създадат виртуални департаменти, за да се проследява такава информация, но новите възможности правят проследяването и анализа на използването на такива приходи по-лесни.

"Когато всички се оплакват от това, че не могат да видят нещата, те обвиняват ИТ отчитането, което не е много добро. Наистина ние нямахме основата да поддържаме тази сила и смятам, че там е мястото, откъдето трябва да започнат тези цифрови трансформации", казва той.

Това преработване на основите подпомага партньорството между функционалните и техническите екипи. "ИТ не може да бъде изолирано звено, казва Алън. Бизнесът трябва да бъде така силно интегриран, че ако ние вършим работата си коректно, технологията е прозрачна."

Този подход се подкрепя от ръководителя на проекта от страна на партньора по внедряване на Baylor Huron Consulting Group, който подкрепя "функционалната собственост, функционалното водене на бизнес процесите, функционалното тестване. ИТ действително е там, за да поддържа тези усилия, а не да движи усилията", казва той.

Дистанционно обучение

В средата на 2020 г. наближава датата на пускане на системата, когато се чуват първите недоволства относно COVID. В края на януари университетът създава работна група, която да изтупа прахта от плановете за дистанционно обучение, направени най-напред по време на грипната пандемия от H1N1 през 2009 г.

На студентите се казва да не се връщат в университета след пролетната ваканция през март. Тогава Baylor изпращат също така у дома целия екип на Ignite от почти 100 души, като те трябва да се научат на нов начин на работа.

"И както екипът на Ignite върви по своя път, а аз определено съм дълбоко свързан с това, ние също правим един от най-големите пируети, които някога са се случвали в образованието, като преместихме хиляди класове онлайн само за седмици", казва Алън.

Пропуските от пролетния семестър и очакването за по-ниски приходи през следващата година принуждават университета да намали бюджета от 1 юни, но ръководството продължи да поддържа Ignite, вместо да се опитва да "отвори парашута", казва Алън, което позволява системата да заработи според очакванията.

Комуникирането на промените и предоставянето на подкрепа и образование за потребителите през този процес се оказват ключови. Наличието на кол-център е било в плановете отначало, но всеки да работи от дома си не. Обучението за работа с новата ИТ система изисква сериозно преобмисляне. "Когато минахме онлайн, ние знаехме, че нашият първоначален план за обучение вероятно нямаше да осигури същото ниво на опит за задържане, което можехме да имаме при присъствено обучение", казва той.

Предишната есен Алън е гледал демонстрация на Oracle Guided Learning, цифров инструмент, който следи как персоналът използва приложения на Oracle Cloud и предоставя обучение при необходимост.

Благодарение на желанието на ръководството на университета да инвестира в комуникация относно промяната Baylor внедрява инструмента за обучение осем седмици преди старта на системата и Oracle успява да го предостави навреме, казва Алън.

Университетският персонал помага в усилията за персонализация и продължава да добавя нови съвети и уроци след пускането в реална среда.

"Смятам, че имаме екип, който е изключително запален да направи така, че институцията да е успешна", казва той.

Превод и редакция Мариана Апостолова

Материалът е публикуван в бр. 5 на сп. CIO България, който може да откриете тук.