Металургичното предприятие КЦМ АД въвежда система за отпуски

Металургичното предприятие КЦМ АД въвежда система за отпуски

Проектът е част от стратегията за цялостна дигитализация на процесите в компанията

Мария Динкова
935 прочитания

Поддържането на непрекъснато производство и управлението на близо 1500 служители, работещи на смени, е една предизвикателна задача, с която металургичното предприятие КЦМ се справя успешно от десетилетия. Новите технологии обаче предлагат улеснение и оптимизация, които пестят не само ценно време, но и ресурси за компанията. В тази връзка и като част от стратегията за цялостна дигитализация на процесите КЦМ внедрява специализирана система за отпуските за служителите в цялата си структура.

"Досега не сме използвали друга електронна форма за заявяване и отчитане на отпуските. На хартиен носител съответният ръководител подписваше заповед за разрешение на отпуск. Тези документи се подаваха в отдел "Управление на човешките ресурси", който на база на тези данни въвеждаше информацията в SAP HCM (HR)", споделя Димитър Несторов, ИТ директор в КЦМ.

С цел да се намали документооборотът, да се скъси времето за заявяване и одобряване на отпуск, а също така и като противоепидемична мярка предприятието взима решение да разработи платформа, която да оптимизира и дигитализира целия процес. Идеолог и ръководител на проекта е Минка Бакалова, ръководител отдел "Управление на човешките ресурси", която отговаря за цялата организация и координация на проекта от бизнес гледна точка.

Разработката

За разработката на самото решение предприятието се обръща за съдействие към своите дългогодишни партньори от "Си Дотс", с които са реализирали редица успешни проекти в миналото. Освен това софтуерната компания има и опит със създаването на подобна система за дигитализация на отпуските за друга фирма. "За нас беше важно, че вече имаха такава разработка и не започваха от нулата. Работните процеси бяха ясни и всичко протече по-гладко. Спести се време и пари, защото използвахме някои от софтуерите наготово, а не ги пишеха за нас", разкрива Несторов.

Началото на проекта е поставено през август 2020, като негово изпълнение обхваща няколко различни етапа. След първоначалния анализ на текущото състояние се преминава към разработката на приложението за отпуски, която отнема около три месеца. Тъй като платформата на "Си Дотс" се явява добавка към SAP системата на КЦМ, активно участие при реализирането на проекта взимат и експертите на "Стемо". Интеграция на новото решение за отпуските се налага и с друга фирмена система - имейл сървъра.

В следващата фаза от проекта се стартира работа в тестова среда и в крайна сметка от 1 май тази година решението влиза в продуктивен режим. Междувременно се провеждат и обучения на около 50 потребители на системата за това как точно трябва да се въвежда нужната информация.

Готовият софтуер е уеб базиран, което позволява на персонала да влиза в системата от всяка локация по света, без да е необходимо да се инсталират специални програми. Само с име и парола всеки служител може да заяви своята отпуска през смартфон, лаптоп, настолен компютър или друго устройство по всяко време от денонощието.

Функционалностите

Системата за отпуските на КЦМ съдържа три модула, специфични за нуждите на компанията: модул за отпуски, модул за графици на служителите и модул за изготвяне и генериране на Ф76.

В първия модул служителите или техните преки ръководители могат да заявяват отпуските, включително какъв вид ще се използва и за какъв период ще се отсъства. Системата позволява също така да се прикачват и файлове, тъй като в някои случаи е необходимо представянето на документи за получаване на разрешение.

"След като отпуската е вече заявена, тя трябва да получи одобрение на две нива. Първото ниво е прекият ръководител, а второто ниво е ръководителят на по-голямата организационна единица, в която работи съответното лице. След полагане на всички подписи на всички нива на одобрение служителят получава нотификация по имейла, в която се уточнява съответно дали отпуската е одобрена или отказана. Ръководителите, които подписват, също получават нотификация по електронната поща, която ги уведомява, че имат отпуски, чакащи за подпис", обяснява Мирослава Маджарова, старши експерт в отдел "Информационни и комуникационни технологии" и водещ специалист по проекта.

Вторият модул засяга графиците за работа в КЦМ, които се обявяват предварително в началото на всеки месец. Той е изключително важен за дейността на компанията, тъй като в голяма степен улеснява управлението на човешките ресурси. Самият модул се намира в SAP системата, но е свързан с приложния софтуер за отпуските на "Си Дотс". От една страна, всеки служител със своето име и парола може да влезе в портала на "Си Дотс" и да провери по какво разписание ще работи, кои дни и в колко часа трябва да бъде на служебното си място. В този формат графикът се показва с чисто информативен характер и не може да се промени от персонала.

От друга страна обаче, ръководителите имат достъп да работят по втория модул. Те виждат списък с всички служители, които са им подчинени, както и разписанието за съответния ден кой на каква смяна работи. Съответно системата автоматично показва кой е в одобрен отпуск. Ако служителят е в болничен, ръководителят може, кликвайки върху неговото име, да отбележи, че в конкретния ден този човек не е на работа поради здравословни причини. Освен административното облекчение, което предлага модулът за графиците, той помага на ръководителите да взимат информирани решения дали е подходящо служителите да излизат в отпуск в определен момент.

На последно място, макар не и по важност, е третият модул за автоматично генериране на присъствени форми за целите на администрацията (Форма 76). "На база на всички тези промени (на заложения график и въведените отсъствия), които се правят в този активен график и списък със служители, в края на месеца може автоматично да се генерира Формата 76, което също е облекчение за ръководителите. Не е нужно да попълват формата в отделен носител - например Excel или на хартия - тъй като сега тя се генерира само с един клик", допълва Маджарова.

Предизвикателствата

Подобно на всеки друг проект и този има своите предизвикателства, които се налага да бъдат преодолени. Успешното функциониране на системата за отпуските налага сериозна работа по нейната интеграция с другите платформи, които се използват в КЦМ. По думите на Несторов особено интересно от технологична гледна точка се оказва създаването на интерфейс между три различни софтуера, а именно приложния софтуер за отпуски на "Си Дотс", SAP и имейл сървъра на Microsoft Exchange. "За нас беше в някакъв смисъл предизвикателство интеграцията между три софтуера, защото не бяхме правили подобно нещо и трябваше да работим с три различни групи специалисти, които поддържат три различни софтуера. Но се справихме и успяхме да организираме нещата", подчертава Несторов.

Друго технологично предизвикателство, с което компанията успешно се справя, е свързано с гарантирането на достъпа до вътрешната система на КЦМ. За пръв път компанията позволява външни лица да влизат в системата с цел предоставяне на иновативна услуга. Досега сайтът на компанията не е бил интерактивен, но сега подаването на отпуски изиска той да бъде отворен за получаване на заявки от интернет. Предприятието планира в бъдеще да продължи да работи в тази насока и да въведе още промени и добавки.

Освен технологичните предизвикателства по време на реализацията на проекта КЦМ трябва да се справи и с някои организационни трудности. Потребителите на новата система са хора с различно образование, на различна възраст и с различни възгледи, което е наложило полагане на повече усилия не само за обучение за работа със системата, но и за мотивирането на кадрите да сменят стила си на работа.

"Да убедим 1500 души, които никога досега не са правили подобно нещо, да влизат в тази система беше предизвикателство. Сменихме начина на мислене и действие на доста хора традиционалисти - няма хартиени документи, няма загуба на време, няма отсечени дървета, пести се енергия", изтъква Несторов. Той допълва, че основен фактор за изпълнението и успеха на проекта се явява професионализмът на ръководителя на проекта Минка Бакалова.

Ползите

Макар системата да се прилага само от няколко месеца, ползите от нея вече се усещат в компанията. Самите служители много по-лесно и бързо могат да заявяват своите отпуски и да получават одобрения за тях, тъй като целият процес е опростен и дигитализиран с новото решение. Най-големият печеливш от системата обаче са служителите в отдел "Управление на човешките ресурси", на които вече не се налага ръчно да въвеждат в SAP цялата информация за отпуските.

"В момента това действие не се извършва от служители на отдел УЧР, а става автоматично на база на импорта, който се осъществява чрез нов файл, генериран от системата за отпуските и пренасящ тази информация в SAP.

В този смисъл от месец май, откакто сме започнали да използваме системата за електронните отпуски, 6000 отпуски са заявени и одобрени, с други думи, 6000 записа са автоматично въведени в SAP и това е работа, спестена на служителите от отдел "Управление на човешките ресурси", обяснява Маджарова.

Според данните на КЦМ новото решение премахва рутинната работа и спестява време на двама от служителите на компанията.

Благодарение на отчетените положителни резултати предприятието предвижда в бъдеще платформата да се разшири и надгради с допълните функционалности. Например може да бъде добавена възможност за проследяване на личните предпазни средства и работно облекло, особено важни в сферата на металургията.

Снимка: stux, Pixabay

Поддържането на непрекъснато производство и управлението на близо 1500 служители, работещи на смени, е една предизвикателна задача, с която металургичното предприятие КЦМ се справя успешно от десетилетия. Новите технологии обаче предлагат улеснение и оптимизация, които пестят не само ценно време, но и ресурси за компанията. В тази връзка и като част от стратегията за цялостна дигитализация на процесите КЦМ внедрява специализирана система за отпуските за служителите в цялата си структура.

"Досега не сме използвали друга електронна форма за заявяване и отчитане на отпуските. На хартиен носител съответният ръководител подписваше заповед за разрешение на отпуск. Тези документи се подаваха в отдел "Управление на човешките ресурси", който на база на тези данни въвеждаше информацията в SAP HCM (HR)", споделя Димитър Несторов, ИТ директор в КЦМ.

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОК