"ЕМ СИ ФРЕШ" внедрява ERP система за повече проследимост и анализи

от Мария Динкова

9 май 2022 09:00 1244 прочитания

Търговията с продукти с кратък срок на годност изисква висока оптимизация на работата, добра организация и бърз контрол. На помощ в случая идват системите за планиране на ресурсите, които допринасят за автоматизацията на бизнеса и значително улесняват дейността на служителите. Именно такъв е опитът на компанията за търговия, внос и износ на свежи плодове и зеленчуци, за производство и дистрибуция на пакетирани свежи салати и зеленчуци "ЕМ СИ ФРЕШ" ЕООД, част от групата Eurocatering, която оперира в Гърция.

Статията е част от тематичния доклад на Digitalk "Системи за бизнес управление в облака и хибридна среда". Изданието е със свободен достъп и може да бъде намерено в библиотеката на Digitalk.

За да подпомогне своята работа, фирмата решава да потърси решение, което да отговори на нейните нужди за повече проследимост, отчетност и задълбочени анализи на пазара на хранителни стоки. В тази връзка тя се обръща за съдействие към експертите от SoftOne, с които работи и компанията майка. В крайна сметка решението, на което се спира, е Soft1 Cloud ERP Series 5.

"SoftOne предлага голяма гъвкавост, което е много важно за продукти с изключително кратък срок на годност на динамичния пазар на храни. От значение за нас са и няколко процесуални аспекта, сред които мога да изредя: простота при изготвяне на подробни отчети, които значително улесняват анализа на продажбите, прехвърляне (трансформация) на документи между нас и компанията майка в рамките на програмата и не на последно място приятелски настроени хора, които отговарят за поддръжката на програмата", разказва Панайотис Панагуляс, мениджър на "ЕМ СИ ФРЕШ" ЕООД.

Имплементацията

Проектът за внедряването на новото решение стартира през 2018, но реално работата по системата започва през 2019 г. Имплементирането на ERP платформата преминава през няколко основни етапа, като се следват предварително зададен график и срокове.

"Този проект, както всички наши проекти, премина през фаза на проучване на дейността, задълбочен бизнес анализ и проектиране на подходящо решение. Следващата фаза е конфигуриране на системата според конкретните бизнес нужди, така че клиентът да получи персонализирана услуга и точно това, от което се нуждае", споделя Йоанис Кацанидис, управител на SoftOne Bulgaria. Той допълва, че не са реализирани интеграции с други решения, но са направени някои автоматизации по отношение на движенията между двете компании.

Впоследствие се преминава към тестване, инсталиране и подготовка на "ЕМ СИ ФРЕШ" за работа със системата. Експертът подчертава, че от техническа гледна точка проектът не е криел особени предизвикателства. Самата инсталация се случва в центрове за данни на платформата Microsoft Windows Azure, поради което цялата инфраструктура (сървъри, бази данни, мрежи, достъп до системата, защита срещу атаки и вируси) се предоставя от Azure.

И макар вече проектът да е приключил, платформата е мащабируема, което позволява в бъдеще да бъде надграждана и разширявана. Например ако след няколко години компанията иска да добави нови функции, това лесно може да се случи по всяко време и не е необходимо още отсега да се прогнозира какво ще й бъде необходимо. По думите на Панагуляс към момента решението разполага с всичко, от което неговата фирма се нуждае. "Ако нещо все пак липсва или не можем да се ориентираме къде да го търсим, се обаждаме на представителите на SoftOne и те ни съдействат за разрешаването на проблема или създават необходимата ни функционалност до няколко дни", посочва експертът.

Възможностите на платформата

Новата ERP платформа значително рационализира и автоматизира всички бизнес процеси в "ЕМ СИ ФРЕШ", което е от ключово значение на конкурентния пазар за храни. На практика компаниите, работещи с продукти с кратък срок на годност, трябва да имат много добра организация и необходимите условия за съхранение, за да могат бързо да приемат и изпращат стоките, а също така и да осъществяват бърз контрол върху процесите. "Софтуерът трябва да може да проследява количествата по партиди, за срок на годност, да отразява правилно оплакванията на клиентите, да бъде гъвкав, но и обвързан от правилата, гарантиращи данните", обяснява Кацанидис.

Soft1 Cloud ERP обединява търговското и финансовото управление, като "ЕМ СИ ФРЕШ" вече има ясна и лесна проследимост на складовите количества по партиди и срокове на годност. Същевременно подробните отчети дават възможност за значително по-добър и задълбочен анализ на продажбите, така че да се извлече максимална полза от наличните данни. Това на свой ред гарантира на компанията гъвкавост за вземане на информирани бизнес решения на динамичния пазар на храни.

Друга основна възможност на системата е осигуряването на по-бързи и напълно сигурни бизнес трансакции между "ЕМ СИ ФРЕШ" и компанията майка. "Много улеснихме работата си, а и спестихме доста време, като въведохме документалната база за споделяне между нас и компанията майка. Сега документите се предават само с няколко движения", изтъква Панагуляс. Не на последно място, решението дава възможност и за отдалечен достъп до фирмени данни, което позволява на служителите да работят ефективно отвсякъде и чрез всяко устройство.

Равносметката

Внедряването на ERP решението в "ЕМ СИ ФРЕШ" носи сериозни ползи на компанията. Въпреки отчетените положителни резултати от реализирането на проекта Панагуляс обаче признава, че при изпълнението му не са липсвали трудности, особено по отношение на приемането на новата система от служителите.

Експертът разкрива, че през първите дни са се сблъскали с редица предизвикателства, свързани с начина на работа: формуляри за отпечатване на документи по желание на клиента, проследяване на партиди, прехвърляне на количества, преобразуване от един документ в друг и от него в трети и т.н. "Както често се случва с новостите, в началото непрекъснато повтаряхме: "Със старата програма беше по-лесно." С времето обаче разбрахме, че това е било просто навик и не, не беше по-лесно със старата програма. Истината е, че човек се страхува от всичко ново", допълва експертът, уточнявайки, че на практика новата програма е по-лесна и логична за използване.

Важна роля за преодоляването на предизвикателствата е имало и тясното сътрудничество със SoftOne, които са проявили пълно разбиране към нуждите на компанията и са положили усилия да адаптират софтуера спрямо тях.

"Сега се смеем, спомняйки си въвеждането на новия софтуер, но тогава беше страшно за нас. Колегите от SoftOne ни предоставиха свой специалист, който няколко дни се занимаваше само с нас, като на практика работеше в нашата фирма. Този човек лично решаваше повечето от проблемите и когато беше необходима помощ от други отдели, той правеше връзката и по лесен начин приведе нуждите ни на "софтуерен език", заключва Панагуляс.