НИК улеснява управлението на проектите си с ERP система

Търсенето

Първоначално компанията стартира обстойно пазарно проучване, което продължава около година, и в крайна сметка се спира на решението FinancialForce, базирано върху платформата на Salesforce, и на "Некст Консулт" като интегратор. По думите на Куманов едно от ключовите предимства на системата е, че тя не е сървърно базирана, а е облачна. По този начин благодарение на софтуера като услуга от ново поколение не се налагат ъпдейти на системата през няколко години и фирмата винаги използва най-новото на пазара.

От друга страна, НИК избират да си партнират с "Некст Консулт", тъй като в тяхно лице виждат не просто софтуерна компания, а консултанти, които им помагат да организират своите процеси по-ефективно в новата система. "След разговори с десетки компании заключих, че множество от интеграциите са стигнали до провал заради недобре премислени процеси. Благодарен съм на "Некст Консулт" в това отношение, защото, като видят лош процес при нас, го казват. Те влизат в дълбочина на процесите и получаваме две в едно - консултиране на тема как да оптимизираме бизнеса и предложение как да автоматизираме даден процес. Това, което "Некст Консулт" правят за нас, е до голяма степен услугата, която ние предоставяме на нашите клиенти в агросектора. Затова така си допаднахме като подход", допълва Куманов.

Реализация на проекта

Реализацията на проекта на практика стартира доста преди самата интеграция на новото решение. Още преди началото на внедряването се пристъпва към точно определяне целите на компанията, посочват се ключовите потребители и техните задачи, ясно се комуникира защо се тръгва в посока ERP система. По този начин екипът на организацията започва да изработва детайлен блупринт, или това е планът как ще изглежда бъдещият софтуер.

"Каквото и да си говорим, внедряването на ERP създава дискомфорт на цялата компания. Да, има едно вярване, че е за добро, но има и съмнение - дали и кога евентуално. Изисква се много мениджърски ангажимент и ако управител и собственик на компания мисли, че може да се внедри ERP без активното му участие, рискът от провал е голям", подчертава Куманов. Според него включването на ръководството е изключително важно, защото именно от тези експерти зависи да се вземе крайното решение кой процес да бъде променен. В противен случай може да се стигне до автоматизация на дейност, която не се случва по оптималния начин.

Неслучайно в НИК процесът по създаване на блупринта отнема около година, като е разделен на две части - внедряване на FinancialForce и Salesforce, тъй като за Куманов първият софтуер не е пълноценен без цялостната платформа на Salesforce. Съответно след изготвянето на заданието компанията се обръща към "Некст Консулт", чиито експерти да помогнат с изчистване на детайлите. Впоследствие се преминава към разписване на процеси и етапи, през които платформата да бъде имплементирана в рамките на една година в дружествата в различните държави. Според експерта сроковете могат и да се съкратят, но така компанията рискува да се счупи даден процес, а поправянето му впоследствие би било трудно.

Като цяло планирането на подготовката се оказва доста обстоен процес, който включва сериозна част от служителите в компанията. За реализация на самия проект на пълно работно време е определен един специалист, а ключовите потребители, натоварени със задачи около интеграцията, са повече от 10. Освен това всеки мениджър на отделно направление отговаря за неговата конкретна интеграция.

Функционалностите

FinancialForce системата е разработена и базирана върху платформата на Salesforce, като по същество тя представлява базово ERP решение, насочено към компании, фокусирани върху предоставянето на услуги. Затова основните функционалности са свързани с управлението на ресурси, договори и финанси. Например това позволява по-лесно да може да се разбере каква е печалбата по даден проект - нещо, което е трудно при обикновените ERP системи, обяснява Иво Дрешков, партньор "Операции" в "Некст Консулт".

Иво Дрешков, партньор "Операции" в "Некст Консулт"

По думите му платформата осигурява лесна синхронизация на продажбите с критични бизнес функции като счетоводство, финанси и бекофис, анализ на данните в реално време и възможност за вземане на информирани мениджърски решения. FinancialForce също така автоматизира процесите по офериране, фактуриране, планиране на ресурсите, управление на абонаменти и други. Куманов от своя страна дава пример с ползите от CPQ функционалността (configure, price, quote), която дава възможност за изготвяне на персонализирани оферти, комбиниращи различни продукти и услуги, и след потвърждение от служител системата автоматично генерира всички съпътстващи документи към самия договор.

"Една оферта при нас може да съставя отделни продуктови линии и услуги, които много често имат различни продуктови мениджъри. Например при три различни продуктови линии, при които трябва да се надвишат отстъпките, се налага одобрение на отделни нива в компанията. Софтуерът позволява нещо, което ни впечатли силно - при надвишаване на лимитите той изпраща и на тримата лидери имейл, като само с отговор ОК системата приема потвърждения и съответно създава оферта. След това има абсолютна проследимост кой е одобрил, кога е създадена офертата, какви са печалбите или загубите на самата сделка, което е ценно за нас", обяснява експертът.

Предизвикателства и съвети

Подобно на всеки проект и този има своите предизвикателства. Куманов признава, че е очаквал компанията да се сблъска с трудности по-скоро по време на самото внедряване. Оказва се обаче, че изготвянето на блупринта е препятствието, за чието преодоляване екипът на организацията полага доста усилия. Създаването на плана е наложило много служители на компанията от различни отдели да седнат на една маса, да се сработят и да постигнат съгласие как даден процес да бъде отразен в системата или как трябва да бъде реорганизиран.

"В крайна сметка ние разбрахме, че това е моментът, в който можем да си преразгледаме процесите и да си ги коригираме. Едва ли щяхме да направим това, ако нямаше блупринт и интеграция на ERP. Беше един своеобразен рефреш на организацията", споделя Куманов. Затова той съветва компаниите, които са тръгнали по същия път, задължително да отделят сериозно внимание на своите процеси, защото те ще станат основата, върху която ще се развива бизнесът им през следващите поне 10 години.

В тази връзка експертът препоръчва още при реализирането на подобен проект навреме да се подберат ключови потребители, чиято основна задача да бъде интеграцията и тя да бъде техен основен приоритет. Също така според него е важно да се поставят и много ясни цели на ключовите потребители, за да знаят какво точно се очаква от тях, защо и какво ще получат, когато проектът бъде завършен успешно.

Ползите

На практика възможностите на решението позволяват да се събере по-ясна и точна информация за динамиката на бизнеса в даден момент. Сред ключовите ползи от внедряването на системата са навременност на фактуриране, събираемост на вземанията, предвидимост на поръчките към доставчиците и очакваните приходи, а също така по-висока ефективност на служителите.

По думите на Куманов ERP платформата помага да се планира дейността, което е безценно умение в днешно време на фона на затрудненията по веригата на доставки. Той дава пример, че в момента компанията прави поръчки за следващата пролет и лято, а това не би могло да се случи без ясна проследимост на оферти и възможности.

"Плановете ни са нашият бизнес в много по-голяма степен да се развива в посока услуги. Това, което искаме от системата, е още на оперативно ниво на нас да ни е ясно кой проект е печеливш и какви ресурси изисква, защото имаме много голямо разнообразие от проекти. Например един от тях е изграждане на напоителна система на 10 хил. декара, които да се управляват с изкуствен интелект. Ако не си планираме добре проекта, изпълнението, не си проследяваме ресурсите, рискуваме да работим на загуба. Да не говорим за невъзможността да разраснем бизнес си с темповете, с които сме си поставили за цел; както и за случаите, в които трябва да решим между дружества в различни държави - в кои от тях какви ресурси да алокираме", подчертава Куманов. Той е убеден, че целият този мениджмънт би бил много сложен без подходящия софтуер и че до момента компанията е направила правилния избор в това отношение.