Умна система управлява академичната дейност на BRITANICA

Избор на партньор

Първоначално образователната организация прави сериозно проучване на пазара и тъй като не намира специализиран академичен софтуер, се насочва към такъв, който може да бъде приспособен към нуждите й. Предишният опит на компанията включва работа със CRM, чиято поддръжка обаче е била в Индия, и поради часовата разлика комуникацията със специалистите е била затруднена и времеотнемаща. Затова при избора на доставчик за новата си система тя търси местна компания, която да може да реагира бързо, когато е необходимо.

В крайна сметка BRITANICA се спира на OBS, които се заемат със задачата да адаптират и внедрят решение, което да обхване всички процеси в компанията. "Още преди да се срещнем и запознаем с екипа на OBS, се опитвахме да намерим подходящия софтуер, който да може да ни автоматизира абсолютно целия процес и цялото това знание да може да го съхраним. Бяхме изчистили процесите си, но нямаше как да ги автоматизираме сами", разказва Лалов.

Реализация на проекта

Подобно на всеки проект и този стартира с подробно описание на заданието и създаване на план как точно да бъде организирана новата платформа. В тази връзка експертите от OBS отделят време, за да изучават внимателно всички процеси в BRITANICA и да могат впоследствие да ги пресъздадат в цифрова среда.

"От OBS много добре изследват процесите в една фирма, за да може да се прецени от какво има нужда. Не се наложи ние да се запознаваме със системата им, за да кажем какво точно искаме да се разработи и внедри", обяснява Лалов. Следващите стъпки от реализацията на проекта включват самото внедряване на решението, а впоследствие се провеждат и обучения на служителите за ползване на системата.

Макар отдавна тя вече да се прилага от образователния център, нейното развитие далеч не е приключило. Лалов изтъква, че ежемесечно се въвеждат подобрения и се надграждат нови функционалности спрямо променящите се изисквания на средата и на обучаващите се.

View original

Възможностите на системата

Системата обхваща всички академични дейности на BRITANICA, т.е. това са процесите, свързани с работата на преподавателите, с организирането на обучителния процес и с представянето на всеки курсист. Например през платформата учителите могат по-лесно да управляват съдържанието, което предават, във всеки момент знаят докъде са стигнали и с кои уроци трябва да продължат. Освен това през OBS те имат достъп до електронен дневник за всяка група, до календар на тестовете, библиотека с материали и други.

В допълнение процесите, свързани с организацията на курсистите, също се управляват през системата, включително формирането на групи, назначаването на учители за тях, насрочването на график и учебни програми. "Също така по отношение на оценката на курсистите има модул за калкулация и съхранение на резултатите от тестове, генериране на сертификати, ако курсът е преминат успешно, и т.н. Пълно досие на всеки от курсистите на практика може да се намери там", споделя Росен Марудов, изпълнителен директор на OBS.

Той допълва, че самата система е уеб базирана и може да се достъпва на всяко устройство. Отделно тя е с нисък код, т.е. изградена е на принципа на конструктор, което позволява на образователния център да изгражда самостоятелно на база на своите бизнес процеси модули. По думите на Марудов това позволява наистина с малко усилия да се постигнат големи резултати. От своя страна Лалов изтъква, че софтуерът е достатъчно интуитивен, за да може с него да работи и човек без ключови познания по програмиране, а неговата адаптивност го прави приложим във всяка сфера на дейност.

Предизвикателства и ползи

При мащабни проекти, чрез които се дигитализира цялата дейност на организацията, предизвикателствата са неминуеми. От технологична гледна точка Марудов споделя, че екипът му е трябвало да се справи с две основни трудности: от една страна, с извличането на задание на база на комплексните изисквания на образователния център, а от друга, с намирането на най-подходящия интерфейс. Специалистите е трябвало да създадат решение, което в крайна сметка да предоставя бързо, лесно и удобно информацията на ползвателите без технологична подготовка, така че то да им помага в ежедневната работа и да не ги натоварва допълнително.

Лалов отбелязва също така, че доста усилия са вложени в наливането на цялата информация в платформата, а самият процес е изисквал също така и значително време. В крайна сметка благодарение на съвместната работа на двете компании BRITANICA чрез системата автоматизира и оптимизира абсолютно целия си академичен процес. "Сигурен съм, че повечето хора биха си казали - за какво му е на човек софтуер за подобно нещо. Но ние наистина имаме нужда от този софтуер, дори толкова сме свикнали с него, че се чудим какво бихме правили без него, ако го нямаше. Там ни е цялата академична информация и имаме шанса да я управляваме по възможно най-добрия начин", коментира Лалов.

Платформата позволява също така по-голяма проследимост на качеството на предлаганите от образователния център услуги. На практика без нея би се налагало членовете на академичния отдел да посещават отделните филиали, за да проверят информацията за всеки курсист, къде са проблемните области, докъде е стигнал всеки учител и как да му се помогне с текущите казуси. В същото време чрез платформата BRITANICA елиминира и проблема със заместванията. Ако някой преподавател е възпрепятстван да проведе урока си, всеки друг негов колега може да влезе в часа и да знае докъде е взет материалът и откъде трябва да се продължи. Не на последно място, с настъпването на пандемията софтуерът още веднъж доказва своята полезност като един от основните стълбове от академична гледна точка, върху които се опира организацията.

В заключение Лалов споделя своя съвет към компаниите, които тръгват по подобен път на внедряване на софтуер. Той им препоръчва точно и ясно да разпишат своето задание, тъй като това би им спестило много време впоследствие, като дава за пример своя опит с имплементирането на първата CRM система в образователния център. "Преди 15-16 години, при първия CRM, си представяхме това, което го правихме на хартия, че трябва да го пренесем в електронен формат, но да продължи да изглежда по същия начин. Загубихме една година, за да открием, че не е това е начинът", разкрива Лалов. По думите му, когато един процес трябва да стане дигитален, той следва да бъде организиран по друг начин и с друга визия.