"Преди да се дигитализираме разбирахме, че нещо не е наред в най-добрия случай в края на месеца, понякога в края на тримесечието и дори в края на годината. А данните трябва да са почти в реално време, за да може всеки мениджър, всеки бизнес да взема правилните решения, да прецени дали даден проект е успешен или не, дали има нужда от коригиране и т.н.", обяснява той.

До този момент фирмата расте по-бавно и спокойно, но се стига до етапа, в който бизнесът има нужда да се мащабира и започва да се развива доста бързо и динамично. "Всички фирми, независимо дали се занимават с производство или не, искат да са по-продуктивни, да мащабират по-бързо и мениджърите да вземат по-бързо решения", коментира Линкин. Предизвикателство е, че мащабирането винаги трябва да се извършва, без организацията да намалява качеството на продукцията и на обслужването и стабилността на процесите. "И най-важното е, мащабът да води до икономии, а не с него да растат разходите. Имахме нужда детайлно да познаваме нашия финансов модел и от гледна точка на намаляване на разходите, но и от гледна точка на фиксираните разходи, които да отнесем към различните продукти, канали и клиенти и така да постигнем тези икономии на мащаба. Повече работа трябва да означава фиксираните разходи да са разпръснати на по-голямо портфолио и ние трябва знаем кои разходи ще растат с нас", обяснява той.

Не на последно място е бизнес моделът. За компанията е от изключително значение да отговори на въпроса как бизнесът ще бъде релевантен на изискванията на времето през следващите 10, 15, 20 години, дори за следващото поколение. "Дигитализацията позволява да използваме не само стандартните канали за продажба, но да предлагаме и по-иновативни продукти, да развиваме платформи. Все повече започваме да познаваме и потребителя, което е изключително важно", коментира още той.

След като концепцията е готова, следва второто предизвикателство: какво означава организацията да е дигитална от бизнес гледна точка. Компанията има нужда да оперира с всички данни, всички процеси да са взаимосвързани, независимо от системите.

"ERP системата е сърцето на една дигитализация. Но всеки бизнес е различен и има нужда от най-различни маркетинг платформи, платформи за клиентите, онлайн магазини, спедиторски фирми, ЧР модули. И това е хубавото на новия дигитален свят - за всяка част има решение и чрез стандартизираните протоколи всички тези части могат да си говори една с друга, да споделят данни, които се анализират, и т.н.", обяснява Линкин.

Това, което търсят от "Профилинк", е система, която е мащабируема и приложима в много държави, която може да се интегрира добре с всички доказани технологии на пазара, и която да осигурява анализ на данните. Тя трябва да дава ноу-хау за доказаните процеси, за да може екипът да се фокусира върху иновациите. Третото изискване, което организацията поставя, е наличието на партньорска мрежа, която да гарантира, че заложените цели ще се осъществят.

Проектът

Шест месеца екипът на "Профилинк" проучва различните процеси на решението и добрите практики, за да се спре на 1200 процеса, които отговарят на спецификите на бизнеса.

Следващата стъпка и истинското предизвикателство е т.нар. реинженеринг фаза. "Започнахме да разглеждаме разликите между това, което реално се случваше в организацията, и това, което си бяхме избрали. На някои места въобще не съществуваха процесите, на други - бяха страшно различни. Това беше истинското предизвикателство", споделя Линкин. Тази фаза на напасване отнема две години. През това време са сменени и изчистени абсолютно всички основни процеси, преструктурирани са отделите, за да се достигне до момента, в който разликите са минимални. Това, по думите на Линкин, е и най-рисковата фаза, и ако реинженерингът е извършен правилно, изпълнението на проекта ще е значително по-леко.

Третата фаза трае шест месеца и обхваща същинската имплементация, по време на която компанията - интегратор "Атос България Компетънси Център" ЕООД прави продуктивната среда и системата тръгва.

Рецепта за успех

Рецептата за успех включва също три стъпки. На първо място е "продай идеята вътрешно". "От изключителна важност е хората да вярват в идеята за новата система. Това е страхотен стрес за всеки във фирмата. Ние прекарахме много време и вложихме много енергия, за да говорим с хората, да обясним защо внедряваме тези системи, да покажем плюсовете. Обяснихме, че е ще голямо предизвикателство, но накрая ще има плодове, които всички ще оберем", разказва Линкин.

Втората стъпка е изграждането на вътрешен екип, който се занимава изцяло и само с внедряването и системата. Той е наличен и днес, като участва в комуникацията с имплементатора и следи процесите.

Третата важна стъпка е мениджмънтът да разбира и да взема бързо решения, иначе проектът няма да се случи толкова бързо. "Когато се взема едно решение за внедряване винаги има и плюсове, и минуси. Понякога трябва да сме по-гъвкави, понякога по-твърди, но това са решения, които само мениджмънтът трябва да вземе", обяснява Линкин. "ERP е система, която дава на всеки мениджър лостовете за управление на бизнеса. Ако мениджмънтът не е бил включен във внедряването, за него ще е много трудно след това. Когато той е бил включен, ще може да управлява бизнеса си благодарение на системата, а не въпреки нея", категоричен е той.