ERP (enterprise resource planning) системите струват от стотици хиляди до милиони долари и стотици човекочасове за изпълнение на проекта. И докато успешното изпълнение на ERP може да помогне на организацията да рационализира работния поток и да оптимизира разходите си, недобре планираните и изпълнени внедрявания имат сериозни последствия за поръчителя от гледна точка на загуба на производителност и закъснения.

За да помогне на компаниите да са възможно най-сигурни в успеха на своите ERP проекти или поне за да минимизират потенциалните проблеми, CIO.com анкетира ERP експерти – ИТ мениджъри, консултанти и представители на ERP вендори – с цел да разбере кои са най-често срещаните грешки, свързани с ERP проектите и как могат да бъдат избегнати.

1 Слабо планиране

„Планирането е абсолютно необходимо, ако искате вашият ERP проект да успее – казва Ерик Каас, вицепрезидент за продуктовия мениджмънт за мидмаркет ERP продуктите в Sage – Просто не можете да импровизирате с ERP.“

Съгласен с това твърдение е Кевин Бийсли, CIO в доставчика на ERP решения за мидмаркет (фирми между МСП и корпорации, компании, които са твърде големи, за да се приемат за малък и среден бизнес, но твърде малки, за да са в границите на големите организации) и големи компании VAI. „Много организации не планират достатъчно преди да започнат с оценката на ERP софтуера. Това често води до обърквания след това, защото огранизациите може и да не разбират напълно съществуващите си процеси и как да ги развият, за да максимизират бизнес ползите“, казва той.

За да разрешат този проблем, компаниите трябва да проведат вътрешен одит на всички свои процеси и политики преди да изберат ERP система. В допълнение Бийсли препоръчва да бъде сформиран и екип за оценка на ERP решения. А ако организацията не разполага с нужния капацитет за такъв екип, тогава е препоръчително да бъде наета трета страна – независим консултант, който има опит с внедряването на ERP решения в същата индустрия.

2 Слабо проучване на ERP вендорите

„Много от най-добрите ми клиенти биват спечелени от маркетинг екипа на доставчика, но след като внедряването приключи, те са изненадани от ограниченията във функционалността на системата, липсата на възможности и влиянието върху съществуващите вътрешни най-добри практики“, коментира Шон Кейсмор, президент на компанията Casemore & Co., която помага на организациите да подобрят оперативните си дейности. Неговият съвет е винаги да се търсят референтни проекти. Кейсмор препоръчва, когато една организация, която има нужда от ERP решение, се свърже с даден вендор, да поиска от него референция за поне три компании, „които са във вашия бизнес сектор, с които можете да обсъдите функциите и възможностите на софтуера и предизвикателствата, свързани с него“. Ако доставчикът не може или не иска да даде такива данни, „тръгнете си“, освен ако не искате да сте опитни мишки, съветва Кейсмор.

3 Неразбиране или неизползване на ключови функции

„В нашата ежегодна ERP анкета, само 46% от респондентите посочват, че добре разбират функциите, които използват в своите ERP системи – казва Джон Хоблър, управляващ директор на консултантската компания MorganFranklin Corp. – „Това е шокиращо, имайки предвид милионите фирми, които инвестират в ERP системи. Без да разбират възможностите, компаниите пропускат възможности да автоматизират бизнес процеси, да изпълняват задачи по-бързо и да изпълняват бизнес цели“, казва той. В допълнение „ъпгрейдите подобренията и поддръжката са по-скъпи и с по-малък шанс да са успешни“.

За да адресира този проблем, една организация трябва да си направи списък с всички функции на системата и да следи как и колко те се използват, смята Хоблър. Тези данни трябва периодично да бъдат разглеждани, за да може да се определи кои са най-използваните функции, кои са най-полезни и как се използва системата като цяло. „Това знание може да бъде използвано за обучение на нови служители и за асистиране при одити и изпълнение на регулации, политики и стандарти“, казва той.

4 Подценяване на нужните ресурси

„Всички компании много подценяват времето и ресурсите за внедряване на нова ERP система – коментира Джеймс Малъри, маркетинг директор в e2b teknologies – Необходимото време може да бъде определено, като се раздели цената на софтуера на 100. Например, софтуер за $20 000 ще отнеме приблизително 200 човекочаса, или пет седмици за внедряване с помощта на сертифициран консултант. Удвоете тази цифра, ако планирате да направите внедряването сами или с минимална професионална помощ.“ Малори подчертава и значението на наличието на проектен мениджър, посветен на внедряването.

5 Неподходящ екип за проекта

„Често организациите не събират подходящите хора в самото начало на ERP проекта – казва Бийсли. – Внедряването на ERP система е един от най-големите проекти, които една организация може да предприеме и, съответно, могат да бъдат направени грешки и плановете може да дерайлират, ако правилните хора не са включени във всеки един аспект на процеса на вземане на решения.“ Например, много организации се фокусират върху това да получат одобрението на ръководството вместо да съберат ключовите участници от организацията – от сферата на финансите, операциите, производството, складовото стопанство ИТ и др.

6 Липса на ясно определени приоритети

Когато се внедрява ERP система, намаляването на едновременното изпълнение на много процеси и задачи (multitasking) е най-важното нещо за минимизирането на закъсненията и скъсяване на времето за завършване, смята Йоав Зив, вицепрезидент в компанията за управление на проекти Realization. „Хората работят много по-бавно, когато се занимават с множество задачи и постоянно сменят скоростите“, казва той. Следователно, създаването на система от приоритети трябва да бъде цел номер едно за ръководството. „Системата от приоритети е необходимо не само да индикира кога да се прави какво, но и да разкрива на мениджърите проблемите, които трябва да разрешат по приоритет. Мениджърите на ERP проектите е нужно да създадат строг процес за решаване на проблеми, за да действат според тези сигнали и да преодоляват препятствията незабавно и така да избегнат закъснения“, казва Зив.

7 Не се инвестира в обучение и управление на промяната

Липсата на подходящо обучение е една от най-често срещаните причини за провала на ERP проекти. Това може да доведе и до нежелание от страна на служителите да работят със системата, защото не я разбират, смята Каас. „Ако помогнете на служителите да се почувстват комфортно, използвайки системата, това ще направи чудеса с шанса ви за успех на проекта – казва и Кевин Хериг, президент и CEO на GSI, специалист в сферата на ERP софтуера с основен фокус върху JD Edwards. – Ако не направите обучението и честата комуникация с потребителите свой топ приоритет, ще се окажете собственик на много скъпа версия на Excel.“

8 Подценяване значението на точните данни

Една ERP система е толкова добра, колкото е информацията в нея. Така че, ако искате вашият ERP проект да успее, „е задължително да осигурите правилно програмиране и процедурни параметри от самото начало, за да минимизирате вероятността за грешки“, обръща внимание Мартин Левеск, директор „Професионални услуги“ в iDatix, доставчик на решения за управление на документооборот и работни потоци.

9 Подходът на „кухненската мивка“

Без значение колко мощна или гъвкава е една ERP система, тя няма да може да абсорбира цялата бизнес логика, по думите на Акан Иза, софтуерен архитект в NetFoliage, фирма за разработка на уеб сайтове. „Една от най-обичайните грешки по време на ERP внедрявания е да се предположи, че ERP софтуерът може да бъде използван за управлението на бизнеса открай докрай. За да избегнат тази скъпа грешка, компаниите трябва да се фокусират върху внедряването на ERP за оптимизация на веригата на стойността и за следене на разходите. Всичко друго трябва да е второстепенно.“

Фотограф: Computer World

Source: Computerworld.bg

10 Старите приложения остават в експлоатация

Ако организациите не работят активно по извеждането от експлоатация на старите приложения още по време на внедряването на ERP софтуера, резултатът ще бъде система с всички стари приложения, закачени за нея, предупреждава Джон Пикотто, директор „Модернизация и оптимизация на приложения“ в Accenture. „Крайният резултат е още един софтуер, за който плащате за поддръжка, хардуер и преминаване към нови версии, както и за интерфейси към ядрото на ERP системата“, докато целта на внедряването на ERP решение е да се подобри работният поток и да се намалят разходите и излишъците.

11 Липса на активна среда за тестване на големи натоварвания

„Няма да можете да видите истинските резултати от промените на базата на двама тестови потребители – изтъква Хериг. – Трябва да можете да симулирате работата на много потребители, за да видите реалните ефекти от промените и да избегнете скъпоструващо, непланирано време на принудително бездействие.“

12 Игнориране на алтернативите от трети страни

Много компании настояват за премиум поддръжка директно от вендора, въпреки че цената на тази услуга е възможно най-високата и те могат да получат същото ниво на обслужване и от трета страна, твърди Джон Уинсет, CEO на NPI, консултантска фирма за управление на ИТ разходи, която работи с корпорации от Fortune 1000. „Компаниите трябва да проучат всички опции за поддръжка, простиращи се от хибридни доставчици на поддръжка, които работят директно със своя вендор, за да предоставят съответната услуга, до доставчици, работещи независимо от партньорските програми на вендора. Алтернативната поддръжка от трета страна лесно може да намали разходите за поддръжка с 30%-50%.“

13 Липса на стратегия за поддръжка

Клиентите, които не провеждат превантивна поддръжка, не се възползват от пълния потенциал на своите инвестиции в ERP софтуер, смята Марко Валенсия, вицепрезидент на отдела в SAP America, Inc. за Северна и Латинска Америка. „Ако не се възползват от поддръжката, техните системи бързо ще остареят от техническа гледна точка и същото ще стане и с техните бизнес процеси.“, казва той. Също така е важно „ядрото (свързващото звено между приложенията и хардуера) да е винаги актуализирано, включително с правилните юридически промени, за да се избегнат потенциални проблеми“, добавя той. А с подобренията в инсталационните технологии клиентите вече изпитват само ограничени прекъсвания при инсталиране на пакети за поддръжка.

CIO.com