Предимства и недостатъци на платформите за видеоконференции

Софтуерът за видеоконференции може да бъде от полза за организациите по следните начини.

1. Спестявания

Преди пандемията от COVID-19 много организации имаха значителни годишни бюджети за конферентни пътувания и изграждане на клонове. Въпреки че бизнес пътуванията не са изчезнали завинаги, пандемичните ограничения принуждават организациите да се срещат с клиенти и да провеждат конференции виртуално - възможност, която дават именно комуникационните платформи. Повечето организации вероятно са спестили целия си бюджет за пътувания през последните две години и могат да продължат да пестят пари и в бъдеще.

Освен това платформи като Zoom предлагат безплатни срещи за ограничен брой потребители или за ограничен период от време, което може да бъде от полза за малките компании, които нямат бюджет, за да пътуват или да инвестират в други продукти за видеоконференции.

2. Повишена производителност на служителите

Възможностите за видеоконференции позволяват на служителите да работят отдалечено - независимо дали от вкъщи, от някое барче, от библиотека или друго място, различно от офиса. Тази гъвкавост премахва много времеви бариери, като например времето за пътуване до работното място или пътуването до и от конферентни зали. Служителите могат да се присъединят към видеоконферентни срещи отвсякъде. Също така тези срещи стават по-достъпни за служители с увреждания, служители в различни градове или часови зони и потенциални нови служители от различни географски локации.

Платформите за видеоконференции също така могат да подобрят комуникацията между служителите, тъй като дават възможност на потребителите да обсъждат проблеми в реално време с възможности за чат, споделяне на файлове и видеоразговори. Те не трябва да чакат лични срещи, за да обсъдят някоя неяснота или да зададат въпроси, за да могат да изпълняват своевременно задачи и да решават бързо възникнали в процеса на работа предизвикателства.

3. Услуги за транскрипция на срещи

Виртуалните срещи като тези за презентации на продукти, прегледи на текущите финансови резултати и преговори по договори обикновено водят до последващи действия и стъпки. Те могат да включват генериране на оферти за изпращане към клиенти или служители, които да нанесат различни корекции в даден договор. Така че информацията, споделена по време на видеоконференциите, трябва да бъде налична и впоследствие.

За да отговорят на тази нужда, много платформи, включително GoToMeeting, Zoom и Microsoft Teams, предлагат функции за транскрипция на срещи. Тези функции превръщат думите в текст и предоставят текста на участниците. Тази функция премахва нуждата от административен асистент, който да записва разговорите като неутрална страна.

4. Преводачески услуги за многоезични срещи

Някои бизнес срещи изискват хора от различни държави да си взаимодействат виртуално. В подобни ситуации може да се окаже, че участниците владеят различни работни езици, което създава предизвикателства при възникване на дискусии. Организациите могат да наемат преводачи, което обаче увеличава разходите и сложността на комуникацията.

Организациите имат различни възможности за избор на платформи при многоезични срещи. Microsoft Teams и Skype например предлагат възможност за всеки, който общува чрез текст, да получава преводи на написаното. Това обаче може да не е достатъчно при виртуални срещи лице в лице. За тези срещи - видео или аудио - организациите могат да използват услугите за превод на платформата Azure Speech, която е интегрирана в Microsoft Teams. Тя записва изговорените думи и ги превежда в реално време, за да могат участниците да ги разберат на момента. Платформата поддържа повече от 30 езика.

5. Възможности за споделяне на файлове и екран

Съвременният софтуер за видеоконференции също така предлага възможност за споделяне на съдържание и потребителски екрани с един или повече участници в срещата. Споделянето на екрана с времето стана критично важна функционалност, тъй като служителите понякога се нуждаят от дистанционна помощ от останалите членове на екипа си.

Друг случай на използване е при представяне на съдържание, което изисква от потребителите да показват файлове или данни на останалите участници в срещата. Служителите също така могат да си сътрудничат и да работят върху споделени документи заедно в реално време или чрез споделяне на екрана.

6. Портал към други приложения

Някои организации може да се затрудняват да видят допълнителната стойност на достъпа до външни приложения, докато използват дадена платформа за видеоконференции, но Microsoft Teams предлага подобна възможност. Teams предлага поддръжка на други инструменти, докато сте в комунуикационната платформа, така че потребителите не трябва да излизат, за да се свържат с инструменти като CRM система, Microsoft SharePoint или Microsoft Planner.

Този подход със сигурност ще допадне на потребителите, които искат да ограничат превключването между приложения и предпочитат да имат лесен достъп до други софтуери в рамките на инструментите за видеоконферентна връзка.

Недостатъци на софтуера за видеоконференции

Въпреки многото предимства на софтуерите за видеоконференции тези платформи все още представляват предизвикателства за организациите, особено за мениджърите на съдържание и служителите, които трябва да следят за законовото съответствие.

Софтуерът за видеоконференции поражда следните шест предизвикателства.

1. Липса на лично взаимодействия

Видеоконферентните срещи пораждат усещане за дистанцираност. Дори и с активирано видео служителите в крайна сметка взаимодействат с екрани. Липсата на лична връзка и контакт лице в лице може да затрудни служителите в опознаването на техните колеги, мениджъри или клиенти и да забави развиването на лични взаимоотношения с тях.

2. Проблеми с мрежовата свързаност

Офисите обикновено имат надеждна мрежова връзка, както и резервни опции, в случай че Wi-Fi мрежата се срине. Домашните мрежи рядко имат такива. Тези мрежи не са създадени да поддържат дейности - включително видеоконференции - които не са проблем за техните офисни аналози, което може да доведе до срив, ако няколко души участват във видеоконференции едновременно. Домашните мрежи също така са по-уязвими по отношение на забавянето на видео и аудио и разпадането на връзката.

3. Подсигуряване на срещите

През 2020 г. хакерите се възползваха от ръста в използването на видеоконферентни платформи и засилиха опитите си да проникнат нерегламентирано по време на срещите, за да създават хаос и не само. Конкретно Zoom беше изправена пред проверки заради няколко случая на навлизане на неоторизирани потребители по време на срещи и накара много ИТ мениджъри да се притесняват за сигурността на вътрешните им комуникации.

Тези ситуации принудиха доставчиците да се фокусират върху сигурността. Много приложения за видеоконференции разполагат с предпазни мерки, които гарантират, че само оторизирани участници могат да се присъединят към частни бизнес срещи. Пример за това е изискването за пароли за достъп до срещи и чакални, така че гостите не се допускат автоматично и без одобрението на организаторите. Тези функции помогнаха за справяне с някои основни проблеми по отношение на сигурността.

4. Спазване на закони и разпоредби

Организациите се притесняват, че различните национални закони могат да разглеждат записването на някои срещи без одобрението на участниците като незаконно. За да се справят с това, Microsoft Teams и Zoom предлагат звукови съобщения, които съобщават на участващите в дадена среща, че тя се записва. Тази функционалност се конфигурира допълнително от администратора.

Организациите също трябва да имат предвид и последващото съхранение и архивиране на записаното съдържание. Здравните организации например трябва да съхраняват данни за пациентите от 7 до 12 години, в зависимост от случая. Те обаче трябва да го правят съобразно изискванията на законодателите.

5. Организиране на новосъздадени данни

Новосъздаденото съдържание от записани срещи поставя нови предизвикателства, тъй като организациите трябва да консолидират и класифицират информацията, достъпна за различните потребители. Някои видеозаписи могат да бъдат част от учебно съдържание, други - част от файловете по някой проект. Независимо от типа информация мениджърите на съдържание трябва да планират управлението на новите данни, за да гарантират, че те са защитени и едновременно с това лесно достъпни, когато служителите се нуждаят от тях.

6. Създаване на политики

Мениджърите трябва да имат предвид новите типове съдържание и източници. Те трябва да създават нови набори от правила, след което да ги прилагат върху новосъздадените видео-, аудио- и текстови файлове от срещите.

Снимка на Gerd Altmann от Pixabay