Стартъпът "Национални архиви": от съхранение към интелигентното управление на данните

Днес информацията представлява своеобразна валута както за отделните индивид, така и за бизнеса. Нейното съхранение, организиране, навременно намиране и анализиране е ключът към успеха на модерните компании. Много от фирмите обаче все още са в процес на дигитализация и тепърва се ориентират какъв е най-добрият начин на обработват и пазят своите данни. А на фона на огромния обем от информация това не може да се случи без платформа, която да предложи повече ефективност и оптимизация.

Осъзнавайки наличието на тази пазарна ниша и възможностите, които тя предлага, Карлос Мена решава да стартира своята компания "Национални архиви" през 2006 с трима души екип и 50 кв.м офис. Неговият опит показва, че организациите работят с много информация, но тя не е добре структурирана, а това затруднява нейното намиране и не им позволява да се фокусират върху основната си дейности. Освен това по негови наблюдения в България произвеждаме много хартия, а бизнесът, често не предвижда поддръжката на организиран архив при нужда от справки. Затова той си поставя за цел да предложи решение, което да осигурява лесен и бърз достъп до данните, както и да отговаря на всички законови изисквания по отношение на съхранението на архиви.

"Харесвам максимата "Няма най-добро време да стартираш бизнес, но има най-добър момент да решиш даден проблем на съвремието си". Тя е основополагаща във философията на много иновативни предприемачи и успешни бизнеси и това не се е променило с десетилетия. Въпросът е да уловиш подходящ момент да прилагаш съответен бизнес, който може да реши определено искане на пазара", разказва Мена. Оказва се, че той е улучил точното време, а от самото си начало досега бизнесът се развива успешно, като фирмата се разраства до 35 служители и 5500 кв.м архивохранилищна площ. В центъра на нейната дейност обаче остава работата с информация и все по-иновативните решения, които могат да се използват за нейните обработка и управление.

Как се дигитализира архив?

Когато говорим за архиви и тяхната дигитализация, вероятно си представяме дълъг и времеотнемащ процес, в който хиляди документи, събрани в папки и кашони, трябва да бъдат обработени и превърнати във формат, подходящ за новата цифрова епоха. На практика обаче тази трансформация може да бъде разделена само на няколко стъпки и да завърши в рамките на броени месеци.

"Един бизнес, който досега не е работил дигитално със своя архив, си представя доста сложни и космически промени. Де факто не се случва по този начин", отбелязва Елена Мена, мениджър "Комуникации" в "Национални архиви". "Първата стъпка на дигитализацията е осигуряването на дигитален достъп до архива. Ние съхраняваме външно архива на съответната компания, изготвихме опис и даваме достъп през електронна платформа. Когато им трябва даден документ, съответно те ни пускат заявка." На този етап е добре преди всичко да се идентифицира кои са документите, с които най-често се борави и до които е нужен достъп, както и кои са отделите, които генерират най-голям обем от данни.

Втората стъпка представлява по-пълна дигитализация, при която документите са не само съхранявани физически, но и са сканирани в електронен формат. Съответно компаниите, които стигнат до тази фаза, могат през софтуера на "Национални архиви" самостоятелно, без заявка, да имат достъп до своята информация. На последно място е и следващото ниво на цифровизация, а именно интелигентно съхранение на бази данни. По думите на Мена това е и посоката, в която компанията ще продължи да се развива засилено в бъдеще.

Предимствата на дигитализацията

В тази връзка трябва да се отбележат и предимствата от дигитализирането на един архив. Ефективното управление и намиране на информацията са само едната страна на монетата. Другата полза безспорно е отговарянето на всички законови изисквания, свързани със защитата и сроковете за съхранение на информацията. Карлос Мена подчертава, че след влизането в сила на регламента GDPR повече фирми са започнали да обръщат внимание на доброто и сигурно съхранение на своите данни, защото при повечето документи всъщност има и лична информация. Затова освен цялостните аутсорсинг решения за съхранение и управление на архиви, за дигитализация на документи и въвеждане на данни "Национални архиви" предлага и услуги по унищожаване на различни носители на информация спрямо съответните процедури.

"До голяма степен клиентите започнаха да обръщат внимание на своевременното унищожаване на документи, защото в регламента се постави такава клауза, че информация, която в момента вече не е необходима за обработка и респективно съхранение, трябва да бъде унищожавана не само във връзка с правото на субекта на данни да бъде забравен, а като добра практика и съвестно отношение към защитата на данните", допълва Веселин Стоилов, ИТ мениджър в "Национални архиви".

Сред другите предимства, които този тип трансформация, носи, са оптимизиране на офис пространствата, освобождаване на човешки ресурс, дори намаляване на разходите за поддържане на архив с до 50%, по-висока удовлетвореност на клиентите поради по-бързия достъп до информация и съкращаването на времето за нейното намиране. Затова решения за дигитално управление на архиви се търсят от компании от различни сектори, включително фармацевтичен, медиен, финтех, застрахователен, ритейл, производство, дистрибуция, държавната администрация и други.

Технологиите зад архивния софтуер

Софтуерът на "Национални архиви" е изграждан, развиван и разширяван от самия старт на компанията. Той е уеб базиран, което улеснява неготово използване, тъй като отпада нуждата от поддръжка, администрация и инсталация. Освен това самото решение е бутиково, което му позволява да се адаптира към различни фирмени нужди.

"Гордеем се с това, че на архитектурно ниво сме заимствали, разбрали и успешно имплементирали инженерни принципи и технологии, използвани от напредничави компании като Google, благодарение на модуляризирането на софтуера ни в микроуслуги (microservice), всяка работеща в собствен контейнер", посочва Стоилов. Той обяснява, че на практика софтуерът може да се "разглоби на парчета", по които могат отделно да се правят промени, доработки и актуализации - на дадена функция например - в рамките на секунди, без крайният потребител да разбере за това.

Гарантирането на сигурния трансфер на информация също е заложено в платформата. Експертът уверява, че комуникацията към клиентската част на решението се установява единствено през HTTPS канал, което осигурява криптиране на данните. Освен това софтуерът позволява надграждане с още допълнителни механизми за автентикация като активна директория или двуфакторна автентикация. Отделно за сигурната комуникация на програмите помежду им се използва мрежа на нулево доверие (zero trust network) дори в един физически сървър. Самите сървъри на компанията пък са разположени в няколко центъра за данни в различни географски местоположения, така че в случай на непредвидени обстоятелства в някой от тях друг веднага ще може да поеме натоварването, гарантирайки непрекъсваемост на услугите.

За какво да внимаваме, когато дигитализираме архив

Най-важният етап от стартирането на проект за дигитализиране на архив и интелигентно управление на информацията заема планирането, разкрива Карлос Мена. Това включва уточняване на нуждите на дадената компания, както и организиране на бъдещите задачи с цел отговаряне по най-добрия начин на нейните изисквания. Ако в тази начална фаза има пропуски, това може да доведе до възникване на непредвидени елементи при реализирането на решението и впоследствие до забавяне на цялостното му внедряване заради последващи преработки.

Другият ключов елемент за успешното приключване на такъв тип проекти е добрата комуникация. За целта обикновено се създават два екипа - един от страна на "Национални архиви" и друг от страна на компанията клиент. Те поддържат непрекъсната връзка, за да гарантират, че цялата работа ще напредва максимално бързо, а реализираното решение ще отговаря на всички първоначални изисквания.

Бизнес моделът

Бизнес моделът на компанията е ориентиран основно към корпоративните клиенти от различни сектори с висок доокументооборот, както и към такива, които трябва да спазват строги изисквания за защита и съхранение на информацията. "Нашият бизнес е основан върху дългосрочни отношения. В бизнеса ни ключова роля има доверието (бизнес модел с натрупване), тъй като първоначалният договор с клиентите ни е между три и пет години", посочва управителят на "Национални архиви". Той също така сравнява компанията с банка, в която продуктът не са парите, а информацията.

При предлагането на своите услуги организацията стъпва върху модулярния принцип - пакетни, отделни решения, които впоследствие могат да се надграждат. Например при необходимост от съхранение на архив и поддържането на актуални документи клиентите често избират услуга за съхранение на архив и унищожение. Разбира се, много компании предпочитат и комплексни решения за цялостно интелигентно управление на информацията, а други могат да се възползват и от еднократни услуги, като например унищожение на документи, унищожение на твърди дискове, въвеждане на данни или сканиране на документи. По думите на Мена често клиентите започват с една-две услуги и в течение на времето разширяват набора от използвани решения.

Бизнес и технологични предизвикателства

"В началото минахме през всички предизвикателства при стартиране на бизнес - проучване на пазара, на законодателство, финансиране, валидиране на пазарните нужди и намиране на първите клиенти. Впоследствие предизвикателствата бяха с развитие и разширяване на услугите - да не бъдем фирма единствено за физическо съхранение, а да бъдем фирма, която да отговори на пазарните нужди и да подкрепяме клиентите ни в техния растеж", завява Карлос Мена.

Той допълва, че събитията, свързани с пандемията, както и сегашната икономическа ситуация на непредвидимост също носят своите трудности за развитието на бизнеса. В "Национални архиви" обаче вярват, че предизвикателствата са, за да бъдат преодолявани, и компанията неслучайно следва мотото "Един пазар или го създаваш, или го следваш".

Организацията през годините също се е сблъсквала и с препятствия от технологична гледна точка, като повечето са свързани с намирането на способи и подходи за подобряване на функционалностите и сигурността. Според Стоилов екипът успява всеки път да се справи благодарение на самия архивен софтуер, който позволява постоянно тестване, поетапно внедряване и поддържането на лесен и интуитивен за работа интерфейс. Като други предизвикателства, с които организацията се справя на ежедневна база, той посочва още: поддържането на високо ниво на защита на информацията и права за достъп, валидиране на изходните данни от системата, както и гарантирането на пълна и прозрачна отчетност за извършената работа.

Бъдещо развитие

Бъдещото развитие на компанията ще бъде фокусирано основно в две направления, посочва Елена Мена. От една страна, екипът планира да засили интелигентното съхранение и управление на бази данни, а от друга, да улесни интеграцията на своя софтуер с други системи за ежедневен обмен на актуална информация, тъй като подобна възможност става по-търсена на фона на все по-дигиталното общуване и работа. В тази връзка екипът разработва нови услуги с помощта на AI технологии.

"Целта ни в следващите 5 години е постоянен растеж от 25% годишно и силен фокус върху българския пазар. Това включва привличане на повече клиенти от ритейл, финтех, здравен, фармацевтичен, застрахователен сектор и администрация, за които знаем, че изпитват остра нужда от подобряване на процесите по архивиране, дигитализация и съхранение", посочва експертът. Тя допълва, че компанията се стреми да се развива и в други линии с цел да подпомага напредъка на бизнеса и обществото. Например "Национални архиви" имплементира зелена политика, включително обвързва услугата по унищожение на хартия със засаждането на нова гора в България. Също така от две години организацията стартира и собствена кампания за корпоративна социална отговорност.

"Идеята ни основно е да продължим да правим добре това, което правим, да оптимизираме това, което имаме, и да предвиждаме бъдещото развитие на пазара, въвеждайки новите решение, спрямо пазарните изисквания", заключава Карлос Мена.