Първата крачка в тази посока е внедряването на система, която управлява дигиталното подписване и дистрибуцията на документи, свързани с потребителското досие. "На пръв поглед няма нищо сложно в това да се положи един електронен подпис", отбелязва Даниел Джолев, старши мениджър и зам.-директор на управление Информационни технологии. "Всеки, който се е занимавал с темата обаче знае, че всъщност изискванията са много сериозни. По моя информация сме ако не първата, то поне втората голяма фирма в България, в която се подписва договор за назначение или анекс за промяна на договора е с помощта на електронен подпис."

Даниел Джолев, старши мениджър и зам. директор на управление Информационни технологии в "Уникредит Булбанк"

Source: Уникредит Булбанк

Несъмнено, в много компании, съществуват практики за електронно подписване на най-различни документи. Документите за трудови взаимоотношения, обаче, могат спокойно се опишат като особен случай, поради специфичните изисквания, описани в специална наредба към Кодекса на труда.

Джолев сподели още, че в началото на миналата година, в "Уникредит" България е преминала мащабна реорганизация, в рамките на която всички служители са подписали анекси към служебните си договори. Над 98% от служителите са подписали по електронен път своите анекси. Общо - за 9 месеца през 2022 г., са подписани над 5000 електронни документи двустранно от страна на Човешки ресурси и служителите. В рамките на реорганизацията, всички служители на "Уникредит Булбанк" са преназначени в рамките на 3 месеца. Като позитивен резултат се отчита и спестяване на хартиен документооборот и свързаните с него логистика и архивиране.

Цел - електронно служителско досие

От банката определят постигнатото до момента като първа стъпка от мащабен процес. Целта е цифровизацията да обхване всички видове документи свързани със служителското преживяване. "Целта ни е да оптимизираме всяка стъпка", посочва още Джолев. " Да подписваме с електронен подпис, не е достатъчно, за да се оптимизира цял многостъпков процес. Има процеси, които трябва да автоматизираме. Пример за това са длъжностните характеристики, които не се съгласуват електронно. Успяхме да осигурим да се подписват електронно, но преди да можем да ги насочим към служителя за подпис, има стъпки от процеса, които управляваме все още офлайн. Планирали сме също да изградим цялостно електронно служителско досие, така че то да събере всички документи от назначаването в Уникредит, до, да кажем, пенсионирането."

Source: Уникредит Булбанк

В момента системата, наречена DigiSign, предлага:

• Възможност за трансфер на документи до множество потребители с електронни подписи в серия;
• Конфигурируеми работни процеси за електронно подписване, за да се покрият вътрешни процеси с последователност на подписване;
• Лесна интеграция с други системи и инструментите чрез предоставени APIs;
• Подробни отчети за проследяване на статистика на подписване;

DigiSign e изградено е като cloud native приложение с архитектура на микроуслуги и е внедрено на OpenShift платформата на банката.

Сред основните предизвикателствата, които трябва да се преодоляват от банката посочват необходимостта от промяна в нагласата на служителите. Според Джолев, причината е, че документите, касаещи трудовите взаимоотношения, обикновено са доста конфиденциални. В тях се съдържа информацията за заплатата и трудовия стаж на дадения служител, нещо което за повечето хора представлява чувствителна информация. "Много хора гледат скептично в началото. Ако става дума за електронно подписване някаква бланка, то е едно, но когато става дума за трудов договор, в началото хората имат своите притеснения, което, според мен е нормално."

Последното се преодолява чрез специална кампания, подкрепена от ръководството на "Уникредит Булбанк". Целта ѝ е да покаже на служителите, че дигитализирането на такива взаимоотношения е бъдещето, имайки предвид повсеместната дигитализация. В резултата от кампанията за 2022 са споменатите над 98% подписали.

"Ефектът, който постигнахме е сериозен освен за нас като работодател и за всички настоящи и бъдещи служители", споделя в заключение Даниел Джолев. "Обратната връзка е изцяло положителна, предвид, че всичко става дистанционно и дигитално. Нашите амбиции са да превърнем всяко отношение с банката, което е изисквало подписване на документи на хартия, в облекчен електронен процес."