Автоматизирана информационна система "Е-ДОКУМЕНТООБОРОТ 2022", разработена от "Индекс - България" ООД

Чрез системата може да се реализира без хартиено деловодство и съхраняване на документите на организацията в електронен вид. Обхваща целия жизнен цикъл на документа от създаването, съгласуването, подписването, регистрацията и съхранението. Позволява подписването на документи и задачи с електронен подпис независимо от доставчика на подписа или формата на файла, в това число групово подписване на файлове.

Дава възможност за автоматизиране на процесите по поставяне на задачи и съгласуване на документи чрез средствата за дефиниране на процедури, периодични задачи и групови операции по задачи и документи. Системата е средство за подобряване на контрола и лесна проследимост на дейността в организацията. При дефиниране на процедури, техните етапи и съответните задачи към етап се допускат и условни етапи.

Системата предоставя на всеки потребител обновяващ се динамично персонализиран работен плот, който визуализира неговите необработени документи и неизпълнени задачи. Така потребителят има актуална информация за обема на работата, която трябва да изпълни. Показват се в отделни списъци: неизпълнените задачи, които потребителят трябва да изпълни, на които е възложител, на които е контролиращ, задачите с изтичащ срок, според заложена настройка и задачите с изтекъл срок. Документите са разпределени в списъци: за резолюция, за съгласуване, за подпис, даден достъп, нерегистрирани работни документи.

Секцията "Документи за деловодството" позволява директно регистриране в системата на документи, получени: чрез електронна поща, чрез системата за електронен обмен на съобщения, системата за сигурно електронно връчване, от друга регистратура, дефинирана в системата и готови за регистрация работни документи.

При настъпването на различни събития потребителите получават нотификации, в това число и на външен мейл. Персонално (за всеки потребител) може да се определя какви нотификации иска да получава. Има добавени справки по нотификации.

Реализиран е календар на събитията с описание на участниците, време и място на провеждане, използваните ресурси и материали за събитието, в това число може да се добавят файлове от регистрирани в системата документи към събитието.

В системата е реализирана функционалност за поддържане на схема за съхранение на документи (номенклатурен списък на делата), въз основа на която се създават номенклатурните дела през текущата година. Възможно е отразяване на местонахождението на хартиените носители, в това число помещение, шкаф, кутия. Има механизъм за определяне на валидната схема за отделните години.

Системата позволява редица настройки според изискванията на организацията - може да работи със и без екземпляри, със и без томове и раздели при преписки и др.

Предлага гъвкаво управление на достъпа - до документи на ниво звено, изрично отнемане или даване на достъп, управление на правото да се виждат лични данни. Реализирани са изискванията чл. 6 от Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност за маркиране и класификация на информацията.

Системата има подробен журнал за действията на потребители и проследимост на промени на обекти на ниво поле.

В системата са реализирани универсални справки и статистически таблици - по произволни комбинации от атрибути на обектите и събитията в системата, при които потребителят сам чрез графичен дизайн избира какви данни да излизат в резултата и на какви условия да отговарят търсените обекти.

Разработено е мобилно приложение за Android, чрез което могат да се отразяват мнения при съгласуване и/или подписване на документи, да се изпълняват задачи, да се разглежда съдържанието на документите към задачите.

За всички дейности на "Индекс - България" са внедрени:

Дружеството е сертифицирано от LLOYD'S REGISTER QUALITY ASSURANCE (LRQA) и LL-C.

Index Bulgaria Ltd.

[email protected]

www.indexbg.bg