Биг Брадър и отдалечената работа

Биг Брадър и отдалечената работа

Легитимно ли е работодателят да използва софтуер за следене на служителя

Майя Бойчева-Манолчева
476 прочитания

Разпространението на пандемията и навлязлата практика на отдалечен или хибриден работен процес изправи работодателите пред ново предизвикателство - как да гарантират, че служителят си изпълнява работните задължения и спазва работното време. И ако в други случаи съветът "нека не се следим, за да не се хванем" върши работа, оказа се, че този вариант е доста неприемлив за работодателите. Според пазарните данни търсенето на решения за следене на служителите през декември 2021 година е било със 71% по-голямо спрямо 2019 година. Решенията са многообразни, сред най-популярните са Hubstaff, FlexiSPY, Time Doctor, Toggl, Teramind и др. Тези инструменти могат да извършват множество задачи с цел проследяване на дейността на служителя. Чрез тях работодателят може да събира информация от клавиатурата на работника, като данни колко често той я използва и кои клавиши натиска. Чрез камерата на лаптопа може да се проследи дали служителят работи на него. Инструментите могат да извършат мониторинг на уеб сайтовете и приложенията, които използва служителят, и колко време прекарва в тях, както и имейлите, които се изпращат от корпоративните акаунти. Проследявани могат да бъдат не само служителите, които работят на компютри, но и тези, които са в постоянно движение, като шофьорите например. През 2020 година, когато пандемията избухна, около 30% от работодателите внедриха такъв вид инструменти за мониторинг, но според анализаторите в момента са двойно повече.

Статията е част от тематичния доклад на Digitalk "Системи за бизнес управление в облака и хибридна среда". Изданието е със свободен достъп и може да бъде намерено в библиотеката на Digitalk.

Разбира се, използването на такива проследяващи софтуери поражда много въпроси, най-големият от които е свързан с легитимността и съответствието с Регламента за защита на личните данни и националното законодателство в областта. Къде е тънката граница?

Според адвокат Милена Гонева от KDBM Law работодателят може да извършва мониторинг, включително чрез нарочен софтуер, но само за установяване на спазването на работното време и активното му оползотворяване от служителите. Той не може да контролира трудовия процес. "Относно качеството на изпълнение на възложените трудовите задължения и своевременното им извършване, в зависимост от естеството и характера на труда, могат да се предприемат различни мерки, сред които: методи на възлагане, планиране и отчитане на работата, които могат да бъдат изрично определени в длъжностната характеристика на служителя или в трудовия договор; надзор, осъществяван от служители на ръководна или мениджърска позиция; отзиви от клиенти, събрани по надлежен ред, и др.", обяснява адв. Гонева. Според Кодекса на труда (КТ) чрез индивидуалния и/или с колективния трудов договор, или с вътрешни актове на работодателя могат да се приемат правила, чрез които да се определят редът за възлагането и отчитането на работата от разстояние и съдържанието, обемът, постигнатите резултати и други характеристики на работата, които са от значение за отчитане на извършеното.

Какво може и какво не?

Изискванията към системите за мониторинг са да не накърняват правото на личен живот на служителя и да не засягат прекомерно правата му, обяснява адв. Гонева. Освен това те трябва да събират само данните, необходими за извършването на мониторинга. Тук трябва да се вземат предвид и изискванията за събиране и обработване на личните данни, т.е. специални лични данни не могат да бъдат събирани, а данните трябва да бъдат своевременно унищожавани. Ако софтуерът се администрира и поддържа от външен доставчик, който има достъп до събираните от него данни, работодателят следва да уреди отношенията си с него в съответствие с всички изисквания на законодателството за защита на личните данни.

Изрично съгласие

За да е законосъобразен мониторингът, служителят трябва да бъде уведомен, че ще бъде извършван такъв. "Препоръчително е това да стане чрез включване на ясни и конкретни разпоредби относно същия в трудовия договор или относим вътрешен акт на работодателя, например в правилника за вътрешния трудов ред или в длъжностните характеристики на служителите в раздел "Отчитане", обяснява адв. Гонева. Тъй като софтуерът може да се разглежда като "система за наблюдение", съгласно Кодекса на труда е необходимо и изрично съгласие на служителя, което е различно от съгласието по смисъла на Общия регламент за защита на личните данни. "Препоръчително е и работодателят да обясни на служителите си целите на мониторинга, сред които наред с контролиране на трудовия процес могат да бъдат и механизъм за реакция при нарушения, повишаване на информационната сигурност и др." коментира още адв. Гонева. Освен това служителят следва да бъде уведомен и за правата му по отношение на обработката на негови лични данни, събирани вследствие на извършвания мониторинг, както и да му бъде предоставена информация за обработката (цел, срок, получатели на данните и др.).

"Препоръчително е работодателят да обясни на служителите си целите на мониторинга."

Адв. Милена Гонева

KDBM Law

Мониторинг на личния лаптоп

Тъй като законът дава възможност служителят да използва своето лично устройство за работа след уговорка с работодателя, мониторинг на личното устройство може да бъде извършен, след като се спазват законовите изисквания. "Следва да се изтъкне и че уговорка за ползване на лично устройство от служителя не води до отпадане на задълженията на работодателя при работа от разстояние, включително за осигуряване на защита на данните, например чрез антивирусни програми, облачен софтуер, точни указания за ползване на пароли и др.", разказва адв. Гонева.

Ами ако откажа?

За да обоснове обработката на личните данни, които се събират при мониторинг, работодателят трябва да има легитимен интерес. "При обработка на лични данни на основание законен интерес субектите на лични данни имат нормативно установено право на възражение срещу тази обработка. В случая служителите в качеството им на субекти на лични данни ще могат да подадат такова възражение до работодателя. Същият е длъжен да го разгледа, но може да го приеме за неоснователно", коментира адв. Гонева. Но в такъв случай съгласието на служителя не може да се счете като годно основание за такава обработка, тъй като същото не може да се определи като свободно дадено.

Малко по-различно стои въпросът от гледна точка на трудовото право, като в този случай според адв. Гонева отговорът зависи от съответната хипотеза. Според нея, ако извършването на мониторинг е било надлежно въведено от работодателя и е инкорпорирано в трудовия договор или анекс към същия; и/или във вътрешни документи, например в правилника за вътрешния трудов ред, Обосновка за легитимен интерес и др., с които служителят се е запознал и е приел да спазва (срещу подпис или като препратка към същите в трудовия му договор), и работодателят е извършил т.нар. тест за баланс и е предприел мерки за ненакърняване на правото на служителя на личен живот, служителят трудно би могъл да аргументира такова свое възражение. "Нещо повече, може да се счете, че такова възражение цели едностранно изменение на елементи от трудовото правоотношение, което (с няколко изключения) е забранено от КТ", обяснява тя.

Ако мониторингът се извършва нерегламентирано, служителят може да отправи своите възражения до работодателя, да сезира синдикална организация, Инспекцията по труда и/или Комисията за защита на личните данни.

Според адв. Гонева има и трета хипотеза - когато работодателят реши да въведе надлежно извършването на мониторинг, като предложи в тази връзка същите да подпишат съгласие, анекс, ангажимент за спазване на изменения в правилника за вътрешния трудов ред в този смисъл и др.

Извънработно време

Когато говорим за права по време на отдалечената работа, възниква и още един въпрос - как служителят може да гарантира, че работодателят няма да злоупотреби и да го накара да работи в извънработно време например.

Според адв. Гонева служителят има право да откаже полагане на извънреден труд, когато не са спазени правилата на Кодекса на труда, на друг нормативен акт или на колективния трудов договор и не е налице някоя от законовите хипотези за полагане на такъв. Повечето от тях възникват изключително рядко, например национална отбрана или бедствие, като най-често използваният в практиката е: "За довършване на започната работа, която не може да бъде извършена през редовното работно време." "В случай че работата може да бъде довършена през следващия работен ден без негативни последици, например изпускане на срок, не е налице предпоставка работодателят да изисква полагане на извънреден труд, категорична е тя.

Налице са и строги правила във връзка с отчитането, осчетоводяването и заплащането на извънредния труд, които работодателят следва да изпълни. Същите са изцяло приложими и в хипотезата на работа от разстояние.

Органът, който следи за незаконосъобразно полагане на извънреден труд, е Инспекцията по труда, а служителите са оправомощени да отправят сигнал срещу свой работодател, като могат да потърсят и от съд възнаграждение за незаплатен положен извънреден труд.

Разпространението на пандемията и навлязлата практика на отдалечен или хибриден работен процес изправи работодателите пред ново предизвикателство - как да гарантират, че служителят си изпълнява работните задължения и спазва работното време. И ако в други случаи съветът "нека не се следим, за да не се хванем" върши работа, оказа се, че този вариант е доста неприемлив за работодателите. Според пазарните данни търсенето на решения за следене на служителите през декември 2021 година е било със 71% по-голямо спрямо 2019 година. Решенията са многообразни, сред най-популярните са Hubstaff, FlexiSPY, Time Doctor, Toggl, Teramind и др. Тези инструменти могат да извършват множество задачи с цел проследяване на дейността на служителя. Чрез тях работодателят може да събира информация от клавиатурата на работника, като данни колко често той я използва и кои клавиши натиска. Чрез камерата на лаптопа може да се проследи дали служителят работи на него. Инструментите могат да извършат мониторинг на уеб сайтовете и приложенията, които използва служителят, и колко време прекарва в тях, както и имейлите, които се изпращат от корпоративните акаунти. Проследявани могат да бъдат не само служителите, които работят на компютри, но и тези, които са в постоянно движение, като шофьорите например. През 2020 година, когато пандемията избухна, около 30% от работодателите внедриха такъв вид инструменти за мониторинг, но според анализаторите в момента са двойно повече.

Статията е част от тематичния доклад на Digitalk "Системи за бизнес управление в облака и хибридна среда". Изданието е със свободен достъп и може да бъде намерено в библиотеката на Digitalk.
С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОК